Zwei Angebote liegen auf dem Schreibtisch der Einkäuferin eines Caterers mit zwölf Betriebsstätten. Das erste bietet 100.000 bedruckte Servietten in einer Lieferung an. Das zweite bietet dieselbe Menge als Rahmenvertrag über zwölf Monate an, in sechs Abrufen, mit dem Zusatz „Lagerung inklusive“.

Der Stückpreis steht in beiden; er ist nicht die Frage. Die Frage ist, was in dem Wort „inklusive“ steckt, und was passiert, wenn im Juli der vierte Abruf nicht kommt, weil die Küchen auf eine andere Serviettengröße umgestellt haben.

Ein Rahmenvertrag ist in der Verpackungsbeschaffung das Instrument, mit dem große Abnehmer Mindestmengen erträglich machen. Er ist aber kein Rabatt auf die Mindestmenge und keine Lagerhalle, die der Lieferant geschenkt hat. Er ist ein zweistufiges Versprechen: eine Gesamtmenge, die produziert wird, und Abrufe, mit denen sie nach und nach zu Ihnen kommt. Was in der ersten Stufe geregelt sein muss, damit die zweite keine Überraschungen bringt, beschreiben wir aus der Sicht des Werks, das die Menge druckt und die Paletten so lange verwahrt, bis sie gebraucht werden.

Was regelt der Rahmenvertrag, und was erst der Abruf?

Der Rahmenvertrag regelt die Bedingungen, der Abruf löst die Lieferung aus; erst der Abruf begründet die Pflicht, zu liefern und zu bezahlen. Rechtlich ist das ein Dauerschuldverhältnis mit Einzelverträgen darunter: Im Rahmenvertrag stehen Artikel, Spezifikation, Gesamtmenge, Laufzeit, Konditionen, Qualitätsanforderungen, Lager- und Informationspflichten und die Klausel für Preisanpassungen. Im Abruf stehen Teilmenge, Liefertermin und Lieferort. Was viele Vertragsentwürfe vermischen, ist die Frage, wer mit welcher Stufe gebunden ist. Ein Rahmenvertrag ohne Abnahmepflicht bindet den Lieferanten an Preis und Kapazität, den Kunden an nichts; ein Rahmenvertrag mit Gesamtmenge bindet beide. Bei bedruckter Verpackung ist fast immer das Zweite gemeint, weil der Lieferant die Menge auf einmal produziert, und genau das steht selten ausdrücklich im Text.

Aus unserer Erfahrung mit Ketten und Caterern hat der belastbare Rahmenvertrag sechs Zeilen, die der Abruf später nicht mehr ändern kann: Gesamtmenge je Version, Laufzeit, Mindestmenge je Abruf, Abruftakt, Lagerort bis zum Abruf und Regelung der Restmenge. Alles andere, Termine, Lieferadressen, Verteilung auf Betriebsstätten, gehört in den Abruf, wo es sich ohne Vertragsänderung anpassen lässt. Wer die sechs Zeilen im Rahmenvertrag hat, kann den Abruf mit einer E-Mail auslösen. Wer sie nicht hat, verhandelt bei jedem Abruf den Vertrag neu.

Warum druckt der Lieferant die Jahresmenge auf einmal?

Weil Werkzeug, Einrichtung und Farbabgleich je Produktionslauf anfallen und sich mit der Auflage verteilen; sechs Läufe zu je einem Sechstel kosten sechsmal die Einrichtung. Bei Flexodruck bedeutet jeder Lauf das Aufspannen der Klischees, das Anfahren der Maschine mit Anlaufausschuss und den Abgleich der Farbe gegen den Andruck; bei Offset das Einrichten der Platten und der Stanze. Diese Kosten stehen nicht auf der Rechnung als eigene Position, sie stecken im Stückpreis, und der Stückpreis, den Sie im Rahmenvertrag sehen, gilt für einen Lauf über die Gesamtmenge. Wer stattdessen sechs kleine Läufe will, bekommt einen anderen Preis oder, häufiger, gar kein Angebot. Der Rahmenvertrag ist deshalb aus Sicht des Werks kein Lieferplan, sondern die Erlaubnis, die Menge zu drucken, bevor sie abgerufen wird.

Auf unserer Produktseite für Papierservietten steht in der Zeile Mindestmenge nach Lagen: „Einlagig bedruckt 100.000 Stück · zweilagig bedruckt 50.000 Stück“. Diese Zeile ist die Zahl, die ein Rahmenvertrag verteilt, und sie verändert sich durch den Vertrag nicht. Die 100.000 einlagigen Servietten aus dem Angebot der Einkäuferin werden in einem Lauf gedruckt, ob sie in einer oder in sechs Lieferungen kommen. Der Unterschied liegt darin, wo die Kartons zwischen dem Lauf und dem Verbrauch stehen und wer sie so lange besitzt. Bei bedruckten Papierservietten ist das die eigentliche Frage des Rahmenvertrags, nicht der Stückpreis.

Wer lagert, wer zahlt, wer haftet: drei Lagermodelle

Drei Modelle sind üblich, und jedes verschiebt Platz, Kapital und Risiko an eine andere Stelle. Das erste ist das Abruflager beim Lieferanten: Die Gesamtmenge wird produziert, im Werk oder in einem Lager des Werks palettiert verwahrt und mit jedem Abruf geliefert und berechnet. Der Kunde bindet kein Kapital, braucht keinen Platz und wartet bei jedem Abruf die Transportzeit ab. Das zweite ist das Konsignationslager beim Kunden: Die Ware liegt in Ihrem Lager, bleibt aber Eigentum des Lieferanten, bis Sie sie entnehmen; berechnet wird die Entnahme. Sie sparen die Transportzeit und binden kein Kapital, brauchen aber Platz, eine Entnahmemeldung und einen Vertrag, der Versicherung, Inventur und Haftung für Beschädigung regelt. Das dritte ist das eigene Zentrallager: Sie nehmen die Gesamtmenge ab, lagern selbst und verteilen an die Betriebsstätten.

„Lagerung inklusive“ aus dem zweiten Angebot der Einkäuferin ist das erste Modell, und die Frage, die sie stellen sollte, lautet: wie lange. Ein Werk verwahrt Paletten für die Laufzeit des Vertrags; was danach noch liegt, kostet Platz, und der Platz hat einen Preis, der irgendwo auftaucht. Ob Papier zwölf Monate liegen darf und was mit einer Palette passiert, die im Sommer neben einer Laderampe steht, haben wir im Beitrag über Mindestmenge und Lager beschrieben; hier genügt der Satz, dass vorproduzierte Ware altert, gleich in wessen Lager, und dass die letzte Teillieferung deshalb ein Verfallsdatum hat, das im Vertrag stehen sollte.

Wie viele Abrufe braucht eine Kette, und welche Lieferzeit gilt je Abruf?

So viele, wie Verbrauch, Lagerplatz und Verpackungseinheit ergeben; und die Lieferzeit je Abruf ist Transportzeit, nicht Produktionszeit. Die Rechnung beginnt bei der Verpackungseinheit. Auf der Produktseite für Servietten steht zur Katalogpackung im Format 240 mal 240 Millimeter: „2.400 Stück einlagig / 4.800 Stück zweilagig“. 100.000 einlagige Servietten sind demnach 42 Kartons, und die Frage lautet nicht, wie viele Servietten ein Betrieb im Monat verbraucht, sondern wie viele Kartons in sein Lager passen und wie viele Kartons eine Palette trägt. Ein Abruf sollte in ganzen Kartons und möglichst in ganzen Paletten erfolgen; Mischpaletten mit mehreren Artikeln sind in vielen Logistikhandbüchern nur für Restmengen zulässig, weil sie am Wareneingang mehr Zeit kosten als sie beim Transport sparen.

Aus dem Werk sehen wir bei Ketten zwei typische Muster. Das eine ist der monatliche Abruf, der zwölf kleine Lieferungen und zwölf Wareneingänge erzeugt; er passt zu Betrieben ohne Zentrallager. Das andere ist der Quartalsabruf auf ein Zentrallager, das die Betriebsstätten mit dem übrigen Bedarf mitbeliefert; er passt zu allen, die ohnehin eine Filialbelieferung fahren. Ein Abruftakt, der zwischen beiden liegt, entsteht meist aus Vorsicht und nicht aus Bedarf. Der Meldebestand, ab dem der nächste Abruf ausgelöst wird, folgt der bekannten Formel: Verbrauch während der Lieferzeit plus Sicherheitsbestand. Für den Sicherheitsbestand werden in der Gastronomie häufig Zuschläge von einem Fünftel bis zu zwei Fünfteln des Verbrauchs in der Lieferzeit genannt; bei einem Rahmenvertrag mit Abruflager ist die Lieferzeit kurz, und der Zuschlag darf es auch sein.

Zwei Lieferzeiten stehen dabei im Vertrag: die Produktionszeit bis zur ersten Teillieferung und die Abrufzeit für jede weitere. Auf unseren Produktseiten steht zur Lieferzeit bedruckter Servietten „ca. 15 Arbeitstage nach Druckfreigabe“, bei bedruckten Menüboxen und Bechern etwa 15 bis 20 Arbeitstage. Das ist die Produktionszeit, und sie gilt einmal, für den Lauf. Danach liegt die Ware im Abruflager, und die Lieferzeit eines Abrufs ist die Zeit für Kommissionierung und Transport, die in Tagen und nicht in Wochen zählt. Ein Rahmenvertrag, der für jeden Abruf „15 Arbeitstage“ nennt, ist entweder aus einer Vorlage kopiert oder meint, dass der Lieferant je Abruf produziert, und dann ist es kein Rahmenvertrag mit Vorproduktion, sondern eine Serie von Einzelaufträgen mit allen Einrichtungskosten.

Die Druckfreigabe ist dabei der Termin, den der Kunde in der Hand hat und am häufigsten unterschätzt. Die Produktionszeit läuft ab Freigabe, nicht ab Vertragsunterschrift; ein Rahmenvertrag, der im Januar unterschrieben und dessen Druckdaten im März freigegeben werden, liefert die erste Palette im April. Wer eine Kette mit Betriebsstätten im ganzen Land versorgt, legt deshalb die Freigabe in den Vertrag: bis wann die Daten kommen, bis wann der Andruck geprüft ist, ab wann die Produktionszeit zählt.

Was passiert mit der Restmenge, wenn die Karte sich ändert?

Sie bleibt bestellt, wird zum Laufzeitende fällig und liegt danach in Ihrem Lager, es sei denn, der Vertrag sagt etwas anderes. Das ist die Zeile, die in den meisten Rahmenverträgen für Verpackung fehlt und die am teuersten fehlt. Karten ändern sich, Betriebsstätten schließen, eine Serviettengröße wird durch eine andere ersetzt, und die vorproduzierte Menge ist davon nicht beeindruckt. Drei Regelungen sind praktikabel: eine Bandbreite für die Gesamtmenge, innerhalb derer Sie ohne Folgen weniger abrufen; ein fester Termin, meist nach zwei Dritteln der Laufzeit, an dem beide Seiten die Restmenge prüfen und die Laufzeit verlängern oder die Restmenge abnehmen; und ein Umbau der Restmenge, wenn das technisch geht, etwa neutrale Kartons, die nachträglich etikettiert werden. Was nicht geht, ist der Umbau bedruckter Ware. Eine Serviette mit dem alten Motiv bleibt eine Serviette mit dem alten Motiv.

Zwei Termine sollten Sie beim Planen der Laufzeit kennen, weil sie vorproduzierte Ware betreffen können. Ab dem 12. August 2028 ist eine harmonisierte Kennzeichnung der Materialzusammensetzung auf Verpackungen vorgesehen; der Termin verschiebt sich, wenn die zugehörigen Rechtsakte später kommen, aber wer 2027 eine große Menge druckt, sollte die Fläche dafür schon vorsehen. Und ab dem 1. Januar 2030 dürfen im Gastgewerbe für den Verzehr vor Ort keine Einwegkunststoffverpackungen mehr verwendet werden, wozu nach den Leitlinien der Kommission auch Papierverpackungen mit mehr als fünf Prozent Kunststoffanteil zählen. Wer bis dahin abruft, hat kein Problem; wer über den Termin hinaus vorproduzieren lässt, hat eine Restmenge, die nicht mehr auf den Tisch darf. Saisonware und Sondereditionen verschärfen das noch, und der Beitrag über das Rückwärtsplanen von Saisonverpackung zeigt, warum dort der Regaltag und nicht der Liefertermin der Ausgangspunkt ist.

Preisgleitklausel ohne Preis: worauf sich ein Zwölf-Monats-Vertrag stützt

Ein Rahmenvertrag über zwölf Monate braucht eine Klausel, die sagt, wann und wie sich der Preis ändern darf, sonst ändert er sich nach deutschem Recht nur in engen Grenzen und dann meist im Streit. Preisgleitklauseln koppeln den Preis an einen Index oder an nachgewiesene Kostenänderungen, etwa beim Papier, und legen Schwellen fest, ab denen die Anpassung ausgelöst wird, in beide Richtungen. Wir nennen hier keine Zahlen, weil jede Zahl eine Verhandlung ist; wir nennen die Struktur, weil sie fehlt: Bezugsgröße, Schwelle, Frist, Mitteilung und das Recht, bei einer Anpassung über einer zweiten Schwelle aus dem Vertrag zu gehen. In Papierverträgen ist außerdem üblich, dass der Kunde seinen voraussichtlichen Jahresverbrauch angibt und der Preis sich daran orientiert; wer deutlich weniger abruft, verschiebt damit auch die Grundlage des Preises.

Aus Herstellersicht sagen wir offen, dass ein Rahmenvertrag ohne Preisklausel für den Lieferanten ein Risiko ist, das er einpreist. Ein Vertrag mit einer klaren Klausel ist für beide Seiten günstiger als ein Vertrag, der so tut, als gäbe es keine Papierpreise. Und ein Vertrag, in dem die Klausel steht, aber niemand den Index kennt, ist ein Vertrag, den beim ersten Streit die Anwälte lesen.

Was der Rahmenvertrag regeln muss, bevor die erste Palette gedruckt wird

Zwölf Punkte, die vor dem ersten Lauf feststehen sollten; danach lässt sich nur noch der Abruf ändern.

  • Artikel und Spezifikation mit Toleranzen, je Version, mit dem Änderungsstand, der für die Gesamtmenge gilt.
  • Gesamtmenge je Version und die Bandbreite, innerhalb derer weniger abgerufen werden darf.
  • Laufzeit, Beginn ab Druckfreigabe, Termin für die Prüfung der Restmenge.
  • Mindestmenge je Abruf in ganzen Kartons oder Paletten, Abruftakt, Vorlauf des Abrufs.
  • Lagermodell: Abruflager, Konsignationslager oder Zentrallager, mit Lagerort, Lagerbedingungen und maximaler Lagerdauer.
  • Eigentum, Versicherung und Haftung für die Ware bis zum Abruf beziehungsweise bis zur Entnahme.
  • Produktionszeit bis zur ersten Lieferung und Lieferzeit je Abruf, getrennt.
  • Preisklausel mit Bezugsgröße, Schwellen, Fristen und Ausstiegsrecht.
  • Restmenge: Abnahme, Verlängerung, Umbau, Entsorgung, in dieser Reihenfolge geprüft.
  • Änderungen: wer eine Änderung von Material, Kennzeichnung oder Motiv auslöst, wer sie bezahlt, was mit der bereits produzierten Menge geschieht.
  • Dokumentation je Lieferung: Datenblatt, Chargennummer, Konformitätsunterlagen, bei Import die Referenznummer der Sorgfaltserklärung.
  • Werkzeuge: Eigentum an Stanzform und Druckformen, Lagerung, Herausgabe.

Die Einkäuferin hat das zweite Angebot genommen, aber nicht so, wie es kam. Aus „Lagerung inklusive“ wurde eine Zeile mit Lagerdauer und Lagerbedingungen, aus sechs Abrufen wurden vier auf das Zentrallager, und in den Vertrag kam ein Termin im Herbst, an dem die Restmenge auf den Tisch kommt. Im Juli, als die Küchen umstellten, lag ein Drittel der Menge noch im Werk. Der Vertrag sagte, was damit geschieht, und es musste niemand raten.

Auf einen Blick

  • Ein Rahmenvertrag ist zweistufig: Er regelt Bedingungen und Gesamtmenge, erst der Abruf löst Lieferung und Zahlung aus; bei bedruckter Verpackung wird die Gesamtmenge in der Regel in einem Lauf produziert.
  • Die Mindestmenge je Version bleibt bestehen, etwa 100.000 Stück einlagig oder 50.000 Stück zweilagig bei bedruckten Servietten; der Vertrag verteilt sie, er senkt sie nicht.
  • Drei Lagermodelle verschieben Platz, Kapital und Risiko: Abruflager beim Lieferanten, Konsignationslager beim Kunden mit Eigentum des Lieferanten bis zur Entnahme, eigenes Zentrallager.
  • Abrufe werden in ganzen Kartons und Paletten geplant; bei 2.400 Servietten je Karton sind 100.000 Stück 42 Kartons, und der Meldebestand folgt aus Verbrauch in der Lieferzeit plus Sicherheitsbestand.
  • Die nicht abgerufene Restmenge bleibt bestellt; Bandbreite, Prüftermin und Umbauregel gehören in den Vertrag, ebenso die Termine 12. August 2028 für die Materialkennzeichnung und 1. Januar 2030 für Einwegkunststoffverpackung beim Verzehr vor Ort.
  • Produktionszeit, etwa 15 Arbeitstage nach Druckfreigabe, gilt einmal für den Lauf; die Lieferzeit je Abruf ist die Transportzeit aus dem Abruflager und wird im Vertrag getrennt genannt.