Am 21. Dezember ruft eine Filialleiterin ihre Zentrale an: Die Weihnachtstaschen sind nicht da. Dort liegt die Bestellung vom 3. November mit der Lieferzeit aus unserem Angebot: 15 bis 20 Arbeitstage. Ab dem 3. November ist das der 1. Dezember, plus eine Woche Transport, also Mitte Dezember. Die Taschen kommen am 22. Dezember an der Rampe in Hamburg an.

Was dazwischen passiert ist, steht in keinem der beiden Dokumente. Es steht in den vier Wörtern hinter der Zahl auf unserer Produktseite: „nach Druckfreigabe“.

Die Lieferzeit bedruckter Verpackung beginnt mit der Druckfreigabe; Bestellung, Auftragsbestätigung und Zahlungseingang liegen davor. Bei uns sind es je nach Produkt etwa 10 bis 15 oder 15 bis 20 Arbeitstage ab dem Tag, an dem Sie den Proof oder das Muster schriftlich freigeben, und danach kommt der Transport, der seinen eigenen Kalender hat. Die Zahl auf der Produktseite ist deshalb eine Dauer; zur Lieferzeit wird sie erst mit einem Startpunkt. Dieser Beitrag zeigt, wo der Startpunkt liegt, was vor ihm passiert, wie Produktion, Transport und Feiertage in zwei Ländern addiert werden, und wie Sie vom Tag, an dem die Ware in der Filiale sein muss, rückwärts auf das späteste Freigabedatum rechnen.

Wann beginnt die Lieferzeit: Bestellung, Bestätigung, Zahlung oder Druckfreigabe?

Bei uns mit der Druckfreigabe. Ein Hersteller kann die Zeit an vier Punkten starten: mit dem Auftragseingang, was bei bedruckter Ware selten jemand tut, weil die Druckdaten dann meist noch fehlen; mit der Auftragsbestätigung, was bei Lagerware üblich ist; mit dem Zahlungseingang einer Anzahlung; oder mit der Druckfreigabe. Auf unseren Produktseiten steht deshalb hinter jeder Lieferzeit derselbe Zusatz: „Ca. 15–20 Arbeitstage nach Druckfreigabe“. Der Freigabetag ist Tag null; der erste Arbeitstag ist der folgende. Ob vor dem Produktionsstart eine Anzahlung fällig ist, sollte im Angebot stehen; wenn ja, beginnt die Zeit am späteren der beiden Tage, Freigabe oder Zahlungseingang.

Lassen Sie sich in jedem Angebot den Startpunkt nennen, nicht nur die Zahl. „20 Arbeitstage“ ohne Startpunkt vergleicht sich mit „20 Arbeitstagen“ eines anderen Herstellers nur, wenn beide am selben Punkt beginnen. Ein Angebot, das ab Bestellung rechnet, muss die Tage der Freigabe schon enthalten; ein Angebot, das ab Freigabe rechnet, verlangt, dass Sie diese Tage selbst dazuzählen. Beide Angaben gehören auf das Angebot, neben Stückpreis und Incoterm.

Was passiert vor der Freigabe, und wie lange dauert es?

Zwischen Bestellung und Druckfreigabe liegen nach unserer Erfahrung ein bis drei Wochen, beim ersten Auftrag eher drei. Sie stehen in keinem Angebot, weil sie an Ihrem Ende entstehen. Zuerst die Reinzeichnung, also die druckfertigen Daten von Ihrer Agentur oder Ihrer Grafik; bei einem neuen Format geht die Stanzkontur voraus, die wir als Vorlage schicken. Dann unsere Datenprüfung und der Proof, als Softproof am Bildschirm oder als gedrucktes Muster, je nach Produkt und Farbanspruch. Dann die Freigabe, und die hängt fast immer an Ihrem Ende, meistens an der Farbe: eine Pantone-Nummer, die in der Datei fehlt, eine Agentur im Urlaub, eine Geschäftsführung, die das Muster in der Hand haben will. Welches Muster am Ende bindet und was eine Freigabe enthalten sollte, steht im Beitrag über die Freigabe bedruckter Verpackung.

Bei der Bäckereikette sah das so aus. Bestellung am 3. November. Druckdaten von der Agentur am 6. November, einem Freitag. Proof von uns am 9. November, mit einer Rückfrage zur Pantone-Nummer des Rots, weil die Datei nur einen CMYK-Wert enthielt. Antwort und Freigabe am 12. November, einem Donnerstag. Die 20 Arbeitstage beginnen am 13. und enden am 10. Dezember. Sieben Arbeitstage Freigabe sind am Ende sieben Arbeitstage am Wareneingang. Beim Wiederholauftrag ohne jede Änderung entfällt der Proof; dann ist die Auftragsbestätigung die Freigabe, und die Zeit läuft am Tag der Bestätigung. Bei einer kleinen Änderung, einer Telefonnummer, einer Farbe, sind es ein paar Tage für einen neuen Proof.

Was passiert in 15 bis 20 Arbeitstagen Produktion?

Druckplatten oder Klischees, Material, Druck, Weiterverarbeitung, Verpacken und Palettieren, in dieser Reihenfolge und mit Wartezeiten dazwischen. Die Zahl auf der Produktseite ist keine Maschinenlaufzeit; 10.000 Tragetaschen laufen in Stunden durch die Maschine. Sie ist die Zeit, die ein Auftrag braucht, bis er an jeder Station zwischen anderen Aufträgen an der Reihe war. Nach der Freigabe werden die Klischees für den Flexodruck gefertigt, je Farbe eines; das Papier wird in der bestellten Grammatur disponiert, bei uns zwischen 70 und 110 g/m² für Tragetaschen. Dann der Druck, von der Rolle. Dann die Weiterverarbeitung: Tragetaschen werden geschnitten, gefalzt, geklebt und mit Henkeln versehen; Faltschachteln werden gestanzt, gerillt und geklebt; Becher werden gestanzt und geformt. Dann Zählen, Kartonieren, Palettieren, Etikettieren.

Daraus erklärt sich der Unterschied zwischen unseren Produkten. Fettdichte Bäckertüten und Einschlagpapier haben wenige Schritte hinter dem Druck und stehen bei „Ca. 10–15 Arbeitstage nach Druckfreigabe“. Papiertragetaschen, Faltschachteln und Becher brauchen die Weiterverarbeitung und stehen bei „Ca. 15–20 Arbeitstage nach Druckfreigabe“; Servietten und Besteck-Sets bei etwa 15. Wer mehrere Produkte bestellt, plant mit dem längsten, weil die Lieferung zusammen auf die Palette soll; wer das nicht will, vereinbart Teillieferungen und zahlt einen zweiten Transport. Die Werte stehen auf jeder Produktseite, und die Seite der Papiertragetaschen mit Flachhenkel, der Tasche aus dem Beispiel, nennt dazu „Bedruckt oder unbedruckt produzierbar“; darauf kommen wir am Ende zurück.

Wie viele Arbeitstage braucht der Lkw aus der Türkei?

Als Komplettladung etwa fünf bis sieben Arbeitstage nach Deutschland, als Teilladung oder Sammelgut etwa sieben bis zehn. Die Route führt über den Balkan, Bulgarien, Serbien, Kroatien, Slowenien, nach Österreich und Deutschland; die Zollabfertigung liegt an der EU-Außengrenze. Für Papierverpackung ist sie dank Zollunion und A.TR eine Formalität, wenn die Papiere stimmen; eine fehlende Rechnung oder ein falsch ausgestelltes A.TR kann an der Grenze nach unserer Erfahrung Tage kosten. Die Werte oben sind Erfahrungswerte aus unseren Sendungen. Den verbindlichen Tag nennt der Spediteur, und bei EXW ist das Ihr Spediteur. Spediteure rechnen oft in Werktagen, zu denen der Samstag zählt; wir rechnen hier mit Arbeitstagen von Montag bis Freitag.

Für Pizza Time und Ben’s Cookies, zwei Kunden, die wir in Frankreich beliefern, liegen die Werte bei 20 Arbeitstagen Produktion und im Schnitt acht Arbeitstagen Transport. Bei 10.000 Tragetaschen, ein paar Paletten, fährt Ihre Ware als Sammelgut, und dessen Fahrplan bestimmt den Tag mehr als die Entfernung: Der Sammel-Lkw fährt ab Istanbul an festen Tagen in Ihre Region, und die Ware wird unterwegs umgeschlagen. Wer einen festen Wareneingang braucht, fragt den Spediteur vor der Freigabe nach den Abfahrtstagen. Es nützt nichts, am Mittwoch fertig zu sein, wenn der Sammel-Lkw dienstags fährt.

Welche Feiertage verschieben den Kalender?

In der Türkei das Zuckerfest (Ramazan Bayramı) und das Opferfest (Kurban Bayramı), in Deutschland die Feiertage Ihres Bundeslandes. Arbeitstage sind in beiden Ländern derselbe Begriff, aber nicht dieselben Tage: Die Produktionszeit zählt türkische Arbeitstage, der Transport die der Route, Ihr Wareneingang die deutschen. Der gesetzliche Feiertag dauert beim Zuckerfest dreieinhalb Tage, beim Opferfest viereinhalb, und beide Feste fallen jedes Jahr etwa elf Tage früher; fällt ein Fest in die Wochenmitte, wird die Pause oft auf neun Tage verlängert. Dazu kommen feste Tage wie der 29. Oktober. 20 Arbeitstage über ein Fest hinweg sind im Kalender bis zu einer Woche länger als 20 Arbeitstage in einem Monat ohne Fest.

Für den Wareneingang gilt Ihr Kalender: Allerheiligen ist in Bayern ein Feiertag und in Hamburg keiner. Dazwischen liegt die Route mit eigenen Feiertagen und Fahrverboten. Für die Bäckereikette lag zwischen dem 13. November und dem 10. Dezember kein türkischer Feiertag; ein Auftrag mit Freigabe im Frühjahr kann das Zuckerfest treffen. Fragen Sie die Feiertage des Produktionsmonats bei der Freigabe ab; lassen Sie sich die Festtage des betroffenen Zeitraums mit dem Angebot nennen.

Der Rechenweg: Freigabe + Produktion + Transit = Wareneingang

Der Wareneingang ist das Freigabedatum plus die Produktionszeit in Arbeitstagen plus die Transitzeit, und jede der drei Zahlen hat ihren eigenen Kalender. Für die Bäckereikette: Freigabe am 12. November. 20 Arbeitstage ohne Feiertag: fertig am 10. Dezember, einem Donnerstag. Sammelgut sieben bis zehn Arbeitstage: an der Rampe in Hamburg zwischen dem 21. und dem 24. Dezember; in diesem Fall war es der 22. Von der Rampe in die 22 Filialen: Ihr eigener Verteilweg, ein bis zwei Tage. Wäre die Freigabe am 3. November gewesen, am Tag der Bestellung, hätte die Ware am 1. Dezember fertig und zwischen dem 10. und dem 15. Dezember an der Rampe gestanden. Die sieben Arbeitstage zwischen Bestellung und Freigabe sind die sieben Arbeitstage, um die das Weihnachtsgeschäft ohne Taschen lief.

Für die Planung brauchen Sie die Summe in Wochen, und bei einem ersten Auftrag mit neuem Motiv sieht sie so aus:

  • Bestellung bis Druckdaten: null bis eine Woche, je nachdem, ob die Agentur schon fertig ist.
  • Druckdaten bis Freigabe: eine bis zwei Wochen, mit Datenprüfung, Proof und Ihrer Unterschrift.
  • Produktion: zwei bis vier Wochen, je nach Produkt 10 bis 15 oder 15 bis 20 Arbeitstage.
  • Transit: eine bis zwei Wochen als Sammelgut, eine Woche als Komplettladung.
  • Rampe bis Filiale: Ihr Verteilweg.

Rechnerisch sind das vier bis neun Wochen, in der Praxis meist sechs bis acht von der Bestellung bis zur Filiale; beim unveränderten Wiederholauftrag entfallen die ersten beiden Zeilen, dann sind es drei bis sechs. Mit dieser Zahl wird eine Saison geplant. Planen Sie Ihr Weihnachts-, Oster- oder Saisongeschäft rückwärts vom Tag, an dem die Ware in der Filiale sein muss; wer im November für Dezember bestellt, hat die Freigabe schon verloren, bevor der Proof da ist.

Wenn es schneller gehen muss: Abruf, unbedruckte Ware, Teillieferung

Die Produktionszeit lässt sich bei bedruckter Ware kaum verkürzen; verkürzen lassen sich die Zeit davor und die Zeit danach. Davor: Druckdaten mit Pantone-Nummern vor der Bestellung fertig, eine Person mit Freigabevollmacht, Freigabe per E-Mail am Tag des Proofs. Dort steckt fast immer eine Woche. Danach: Abruf aus einem Rahmenvertrag, bei dem Ihre Jahresmenge schon gefertigt ist und ein Abruf eine Verladung ist, keine Produktion; wie das vereinbart wird, steht im Beitrag über den Rahmenvertrag für bedruckte Verpackung. Oder eine Teillieferung der ersten Paletten, mit einem zweiten Transport. Oder die unbedruckte Ausführung, für die unsere Produktseite „Bedruckt oder unbedruckt produzierbar“ nennt: Dort entfallen Klischees und Freigabe, die Produktion selbst bleibt.

Eine Grenze ergibt sich aus der Rechnung selbst: Eine bedruckte Auflage, die in einer Woche an der Rampe stehen soll, ist nicht planbar, weil allein die Produktion zwei bis vier Wochen dauert. Ein Auftrag, der im November für den 1. Dezember kommt, bekommt dieselben 15 bis 20 Arbeitstage plus Transit wie jeder andere. Vier Angaben sollten Sie sich vor der Freigabe geben lassen: den Startpunkt der Zeit; ob eine Anzahlung dazwischenliegt; die Feiertage des Produktionsmonats; die Abfahrtstage Ihres Spediteurs. Nennen Sie uns den Tag, an dem die Ware in der Filiale sein muss, das Produkt, die Menge und die Lieferadresse; lassen Sie sich das späteste Freigabedatum mit dem Angebot schriftlich nennen.

Auf einen Blick

  • Die Lieferzeit bedruckter Verpackung beginnt bei Bas Packaging mit der Druckfreigabe; der Freigabetag ist Tag null, Bestellung und Auftragsbestätigung liegen davor.
  • Fettdichte Bäckertüten und Einschlagpapier brauchen etwa 10 bis 15 Arbeitstage, Papiertragetaschen, Faltschachteln und Becher etwa 15 bis 20, jeweils nach Druckfreigabe.
  • Zwischen Bestellung und Freigabe liegen nach unserer Erfahrung ein bis drei Wochen; beim unveränderten Wiederholauftrag entfällt der Proof.
  • Transit Türkei–Deutschland: etwa fünf bis sieben Arbeitstage als Komplettladung, sieben bis zehn als Sammelgut; den verbindlichen Tag nennt der Spediteur.
  • Die Produktionszeit zählt türkische Arbeitstage: Zuckerfest und Opferfest fallen jedes Jahr etwa elf Tage früher und verlängern 20 Arbeitstage im Kalender um bis zu eine Woche.
  • Wareneingang = Freigabedatum + Produktionszeit + Transit; von der Bestellung bis zur Filiale sind es beim ersten Auftrag sechs bis neun Wochen.