Zwei Monate nach der Eröffnung der vierten Filiale ließ die Marketingleiterin aus drei Häusern je eine Tragetasche kommen und legte sie nebeneinander auf den Tisch. Auf der einen stand noch das alte Logo. Die zweite war eine Nummer kleiner, die Menübox passte nur mit Mühe hinein. Die dritte war überhaupt nicht bedruckt: Der Filialleiter hatte an einem Samstag Nachschub gebraucht und beim Großhändler um die Ecke gekauft. Danach hatte er es einfach weiter so gemacht.

Niemand hatte entschieden, den Auftritt aufzugeben. Es war passiert. Und es passiert in fast jedem Betrieb, sobald die dritte Filiale steht.

Auseinander läuft nicht der Bestand, sondern die Version

Wer zu diesem Thema sucht, landet meist bei Bestandsführung und Kostenkontrolle, geschrieben von Anbietern von Kassen- und Warenwirtschaftssystemen. In der Filiale läuft aber nicht der Bestand auseinander. Bestand geht aus, Bestand kommt nach, Thema erledigt. Auseinander läuft die Version: wie viele Designs, wie viele Größen, wie viele Lieferanten gerade im Umlauf sind.

Das geschieht leise, weil jeder einzelne Schritt für sich vernünftig aussieht. Der Filialleiter kann am Freitagabend keine Gäste warten lassen und kauft in der Nähe. Die neue Filiale sagt, bei ihr laufe eher die kleinere Größe, und lässt eine dazunehmen. Nach der Kartenänderung wird der Aufdruck aktualisiert, die dreißig Kartons vom alten Motiv werden aber weiter aufgebraucht. Ein halbes Jahr später sind es vier Designs, sieben Größen und drei Lieferanten.

Von unserer Seite sieht man das noch deutlicher. Es kommt vor, dass wir im selben Monat zwei Anfragen derselben Marke bekommen, von zwei verschiedenen Personen, mit zwei verschiedenen Maßen. Beide wissen nichts voneinander. Auffallen tut es erst, wenn wir nachfragen.

Bezahlt wird das nicht in der Preisliste, sondern am Werkzeug

Hier liegt der Punkt, den viele Betriebe spät bemerken. Bei bedruckter Verpackung bestimmt nicht allein die Stückzahl den Aufwand, sondern die Zahl der Produktionseinrichtungen. Jedes abweichende Design verlangt sein eigenes Klischee, jede abweichende Größe ihre eigene Einrichtung samt Anlaufausschuss.

Denken Sie es einmal durch: Vier Filialen verbrauchen im Jahr zusammen vierzigtausend Tüten. Das ist kein Auftrag. Bei vier Designs sind es vier Aufträge, jeder mit eigener Mindestmenge. Die Summe bleibt, die Zahl der Jobs nicht.

Eine verbreitete Annahme sei gleich mit geradegerückt, weil sie fast immer auftaucht. Der Satz "ein Design, also eine Mindestmenge" stimmt nicht. Auch bei einem einzigen Design bleibt jede Größe eine eigene Einrichtung mit eigener Mindestmenge. Ein Design löst die Dateiarbeit und den Markenauftritt; über die Mindestmenge entscheidet weiterhin die Zahl der Größen. Wer beides auseinanderhält, plant realistischer.

Wie viele Verpackungen brauchen Sie wirklich

Aufgeräumt wird mit einer Inventur, und diese Inventur geht nicht nach Produktnamen, sondern nach Aufgabe. Legen Sie von jeder heute verwendeten Verpackung ein Stück auf einen Tisch und schreiben Sie nicht den Namen daneben, sondern die Frage: Was trägt das hier?

In den meisten Filialbetrieben landet die Liste bei etwas in dieser Art: kleine Mitnahme für ein bis zwei Teile, große Mitnahme für die komplette Bestellung, Gefäß für Warmes, Gefäß für Kaltes, Saucenbecher, Einschlagpapier. Sechs bis neun Positionen. Ist Ihre Liste doppelt so lang, haben Sie vermutlich zwei Größen für dieselbe Aufgabe, und beide sind halbherzig.

Der Nutzen dieser Übung liegt in der Gegenrichtung: Weniger Größen heben die Stückzahl der verbleibenden. Und mit der Stückzahl ändert sich, worüber Sie mit einem Hersteller überhaupt sprechen. Die Standardformate bei Lebensmittelboxen und bei den Papiertüten sind darauf ausgelegt; die meisten Betriebe decken den Großteil ihrer Karte mit drei bis vier Größen ab.

Was gehört in die Zentrale, was in die Filiale

Alles zentral zu ziehen funktioniert genauso wenig. Die Aufteilung sieht in der Praxis so aus.

  • Zentrale hält: Design, Material und Grammatur, Größenset, Lieferant, Druckdatei.
  • Filiale entscheidet: welche Größe in welcher Menge, Liefertermin, eigene Lagerordnung.
  • Gemeinsam: ob sich der Größenmix je Standort unterscheidet. Eine Filiale im Einkaufszentrum verkauft mehr Einzelportionen, eine in der Fußgängerzone eher Familienportionen. Unterschiedliche Anteile aus demselben Set sind normal; eigene Größen zu erfinden ist es nicht.

Dass diese Aufteilung hält, entscheidet sich am Freitagabend in der Filiale. Wenn dort klar ist, welche Größe von wem kommt, greift niemand zum Großhändler um die Ecke. Ein Standard, der als Erleichterung angelegt ist, überlebt; einer, der als Verbot angelegt ist, wird am ersten vollen Samstag umgangen.

Schriftlich passt das auf eine Seite und beendet ein halbes Jahr später die Diskussion darüber, wer was bestellen durfte.

Zentral bestellen, in die Filialen verteilen

Zentral zu kaufen hebt die Menge, nur muss die Ware irgendwo stehen. Papierverpackung verdirbt nicht, sie zieht aber Feuchtigkeit und braucht Fläche. Eine Kraftpapiertüte, die ein halbes Jahr in einem feuchten Keller lag, ist nicht mehr dieselbe Tüte.

Drei Wege funktionieren. Mit Zentrallager ist es einfach: eine Anlieferung, Verteilung im eigenen Takt. Ohne Zentrallager lässt sich über Teillieferungen sprechen, also ein Auftrag und mehrere Termine. Und schließlich lässt sich das Lager der größten Filiale als gemeinsame Fläche nutzen; das läuft, bindet aber Arbeitszeit dieser Filiale und gehört deshalb vorher besprochen.

Die Entscheidungsfrage lautet: In welchem Rhythmus wollen Sie nachbestellen, und wohin stellen Sie die Menge? Bleibt eine der beiden offen, bleibt auch die Zentralisierung halb.

Wann eine neue Filiale die Verpackung bestellt

Verpackung steht auf jeder Eröffnungsliste ganz unten und gehört zum Ersten, was Gäste in die Hand nehmen. Diese beiden Dinge passen nicht zusammen. Bedruckte Ware braucht Zeit, also muss der Auftrag raus, bevor der Innenausbau fertig ist.

Mit vorhandenem Design ist die neue Filiale unkompliziert: dieselbe Datei, dasselbe Größenset, nur mehr Stück. Kommt ein neues Design dazu, wird der Job neu aufgesetzt und rückwärts auf den Eröffnungstermin gerechnet. Was ein Hersteller dafür von Ihnen braucht, steht Schritt für Schritt in unserem Beitrag zur Verpackungsanfrage.

Im Franchise: wem gehört das Design, wer darf bestellen

Das ist die Stelle, an der wir am häufigsten stehenbleiben. Jemand möchte mit dem Design einer Marke bestellen, gehört aber nicht zur Zentrale dieser Marke. Manchmal ist die Person vollständig berechtigt, manchmal nicht. Wir treten dann zurück und fragen in der Zentrale nach, und dort bleibt der Auftrag liegen.

Einmal geklärt, ist das erledigt: Die Markenzentrale teilt dem Lieferanten schriftlich mit, wer mit diesem Design bestellen darf, und aktualisiert die Liste bei Änderungen. Soll ein Franchisenehmer mit eigenem Lieferanten arbeiten, gehört die Grenze ebenfalls definiert; üblich ist, Größen und Materialspezifikation zentral zu halten und die Beschaffung freizugeben. Jede nicht schriftliche Regelung wird in der ersten vollen Woche getestet.

Der sichtbarste Träger dieser Konsistenz ist übrigens die Tasche, die der Gast mitnimmt. Wenn Positionen wie Papiertragetaschen mit Kordelhenkel von Filiale zu Filiale abweichen, bemerkt das zuerst Ihr Gast.

Wo Standardisierung nicht weiterhilft

Alles auf einen Typ zu ziehen ist ebenfalls falsch, und das nicht zu sagen würde den Text zur Anzeige machen.

Eine Filiale mit wirklich abweichender Karte passt womöglich nicht ins zentrale Größenset; eine einzelne Ausnahme in der Liste ist billiger als der Versuch, sie hineinzuzwingen. An einem Teststandort lohnt bedruckte Ware ohnehin selten, solange das Konzept nicht steht. Und noch etwas: Wer die Filialen auf ein Design bringt, aber weiterhin fünfmal im Jahr getrennt bestellt, senkt die Zahl der Einrichtungen nicht, sondern verbessert nur das Bild. Der Effekt entsteht erst, wenn mit dem Design auch die Bestellung zusammenkommt.

Praxis-Checkliste: die Filialinventur auf einer Seite

Wenn Sie heute anfangen wollen, fragen Sie in den Filialen diese sechs Zeilen ab. Ein halber Tag reicht.

  • Von jeder heute verwendeten Verpackung ein Foto, flach gelegt.
  • Das aufgedruckte Maß oder ein selbst genommenes Breiten- und Höhenmaß.
  • Bezugsquelle und Datum der letzten Bestellung.
  • Ungefährer Verbrauch pro Monat.
  • Aufgabe: Einzelteil oder komplette Bestellung, warm oder kalt.
  • Der eine Kritikpunkt, den die Filialleitung an dieser Verpackung hat.

Die letzte Zeile überrascht regelmäßig. Was in keiner Größenliste steht, kommt von dort: der Deckel geht beim Tragen auf, zwei Boxen stehen nicht sauber übereinander, der Henkel schneidet in die Hand. Damit haben Sie neben dem Standard auch gleich die Liste dessen, was dabei behoben gehört.

Bei vier Filialen ist diese Arbeit ein Nachmittag. Jenseits von zehn Filialen wird daraus ein Projekt. Der Unterschied liegt allein darin, wann man es anfasst.