Dienstag, 8:40 Uhr. Die QS-Leiterin einer Bäckereikette mit 38 Filialen öffnet eine Mail vom Auditor ihres Handelskunden: „Bitte senden Sie uns bis Freitag die Konformitätserklärung nach der Verpackungsverordnung für die bedruckte Menübox.“ Sie leitet die Mail an den Verpackungslieferanten weiter.

Die Antwort kommt nach einer Stunde und ist kürzer, als ihr lieb ist: Die Erklärung könne er nicht ausstellen, weil er sie nicht ausstellen darf. Die Daten dafür habe er längst geschickt.

Dieser Satz beschreibt die neue Arbeitsteilung genauer als die meisten Merkblätter. Seit dem 12. August 2026 gilt die EU-Verpackungsverordnung, die PPWR, unmittelbar, und Verpackung darf nur noch mit einer Konformitätserklärung in Verkehr gebracht werden. Wer sie ausstellt, welche Unterlagen sie stützen und welche davon ein Verpackungshersteller überhaupt liefern kann, ist eine Frage, die in Ausschreibungen, Lieferantenfreigaben und Audits inzwischen jede Woche auftaucht. Wir beantworten sie aus der Sicht des Lieferanten, der die Daten liefert: was Sie von uns verlangen dürfen, was Sie selbst erstellen müssen und was Ihnen heute noch niemand bescheinigen kann.

Wer stellt die Konformitätserklärung aus, wenn Ihr Logo auf der Box steht?

Sie selbst, als Erzeuger der Verpackung; der Lieferant schuldet die Daten, aus denen die Erklärung entsteht. Die Verordnung kennt den Erzeuger als denjenigen, der eine Verpackung herstellt oder unter eigenem Namen oder eigener Marke herstellen lässt. Wer eine Menübox mit dem eigenen Logo bestellt und über Format, Material und Druck entscheidet, lässt herstellen. Damit liegt die Konformitätsbewertung nach Artikel 15 bei ihm: das interne Fertigungskontrollverfahren, die technische Dokumentation nach Anhang VII und am Ende die EU-Konformitätserklärung nach Anhang VIII. Ausgenommen sind Kleinstunternehmen, und das ist eine Kette mit 38 Filialen nicht.

Für den Alltag heißt das zweierlei. Die Erklärung wird nicht an Kunden verteilt, sondern vorgehalten und auf Verlangen einer Behörde vorgelegt; der Auditor Ihres Handelskunden darf sie sehen wollen, sein Anspruch darauf ergibt sich aber aus Ihrem Liefervertrag, nicht aus der Verordnung. Und: Der Verpackungshersteller, der die Box physisch fertigt, ist bei gebrandeter Ware nicht der Erzeuger. Er kann Ihnen deshalb keine Erklärung in Ihrem Namen ausstellen, und ein Lieferant, der es trotzdem anbietet, hat die Rollen nicht verstanden. Was er kann und muss, ist die Zulieferung: eine Lieferantenerklärung mit den Verpackungsdaten, auf die sich Ihre Dokumentation stützt. Bei neutraler Ware ohne Ihren Namen bleibt die Erzeugerrolle beim Hersteller, und er hält die Erklärung für die Behörden vor. Die Bäckereikette hat beides im Regal: neutrale Brötchentüten vom Großhändler und bedruckte Menüboxen von uns. Für die ersten ist sie Kunde, für die zweiten ist sie Erzeuger.

Was gehört in die technische Dokumentation nach Anhang VII?

Sechs Bestandteile und dazu eine Bewertung der Risiken einer Nichtkonformität. Anhang VII verlangt eine allgemeine Beschreibung der Verpackung und ihres Verwendungszwecks; Entwurfs- und Fertigungszeichnungen mit den Materialien je Komponente; die Erläuterungen, die man braucht, um Zeichnungen und Funktion zu verstehen; die Liste der angewandten harmonisierten Normen oder gemeinsamen Spezifikationen, ersatzweise eine Beschreibung der gewählten Lösungen; eine qualitative Beschreibung, wie die Bewertungen zu Recyclingfähigkeit, Minimierung und Wiederverwendbarkeit vorgenommen wurden; und die Prüfberichte. Aufbewahrt wird das Ganze fünf Jahre bei Einwegverpackungen und zehn Jahre bei Mehrwegverpackungen, gerechnet vom Inverkehrbringen. Fragt eine Behörde nach, haben Sie zehn Tage, um alles elektronisch und in einer Sprache vorzulegen, die die Behörde versteht.

Von diesen sechs Punkten kann der Lieferant vier fast vollständig füllen. Beschreibung, Zeichnungen mit Materialien, Erläuterungen und Prüfberichte kommen aus seinem Werk. Die Liste der Normen und die qualitative Bewertung sind Ihre Zusammenfassung, auch wenn sie auf seinen Angaben beruht. Aus der Produktion sehen wir eine typische Lücke: Die Zeichnung existiert, aber nicht je Komponente. Eine Menübox mit Barriereschicht besteht aus zwei Materialien, Karton und Beschichtung, und Anhang VII will beide, mit Gewicht. Wer nur „Karton, beschichtet“ in der Akte hat, kann die Bewertung der Recyclingfähigkeit später nicht begründen, und genau danach fragt der Auditor als Zweites.

Datenblatt je Artikel, Charge je Lieferung: was der Lieferant schuldet

Ein Datenblatt je Artikel und je Änderungsstand ist die Zulieferung, die Ihre Dokumentation trägt, und sechs Zeilen darin entscheiden. Materialart und Zusammensetzung je Komponente, in Gewichtsprozent. Stückgewicht in Gramm. Rezyklatanteil, wenn einer enthalten ist, sonst die Angabe null. Maße und Aufbau. Der Änderungsstand mit Datum, denn eine Box, deren Beschichtung im Frühjahr gewechselt wurde, ist im Sinne der Verordnung eine andere Verpackung. Und die Angaben des Erzeugers, wie sie auf der Verpackung stehen. Dieselben Zeilen brauchen Sie ohnehin an anderer Stelle: für die Mengenmeldung im Verpackungsregister, für den Einwegkunststofffonds bei beschichteten Bechern und Schalen und, falls Ihr Unternehmen berichtspflichtig ist, für die Verpackungsdaten in der Nachhaltigkeitsberichterstattung. Wer sie einmal sauber je Artikel hat, meldet dreimal aus derselben Tabelle.

Auf unserer Produktseite für Menüboxen steht in der Zeile Recyclinganteil: „Karton mit Recyclingfasern je nach gewählter Materialspezifikation verfügbar“. Dieser Satz ist ein Angebot, keine Angabe. Erst wenn Sie eine Spezifikation gewählt haben, wird aus „je nach“ eine Zahl, und diese Zahl gehört in Ihre Dokumentation, nicht der Satz von der Produktseite. Bei den bedruckten Menüboxen liefern wir sie je Artikel mit dem Datenblatt. Fragen Sie danach, bevor die erste Palette gedruckt wird, nicht wenn der Auditor schreibt.

Zum Datenblatt je Artikel kommt die Charge je Lieferung. Artikel 17 der Verordnung 1935/2004 verlangt die Rückverfolgbarkeit von Lebensmittelkontaktmaterialien auf allen Stufen, und im Alltag ist das die Chargennummer auf Lieferschein und Karton. Sie müssen feststellen können, von wem Sie eine Verpackung bezogen haben und an welche Filiale sie gegangen ist; Ihr Lieferant muss dasselbe für sein Rohmaterial können. Praktisch heißt das: Jede Palette trägt eine Charge, der Lieferschein nennt sie, und Ihre Filialbelieferung übernimmt sie in das Warenwirtschaftssystem. Kommt es zu einem Rückruf, etwa weil ein Rohpapier auffällig war, entscheidet diese Kette darüber, ob Sie zwei Paletten sperren oder den Bestand von 38 Filialen. Aus der Produktion ein Hinweis, der oft überrascht: Die Charge wechselt mit dem Produktionstag und ebenso mit dem Papierlos; zwei Paletten aus einer Woche können zwei Chargen sein. Wer im Wareneingang nur die Artikelnummer erfasst, verliert diese Information an der Rampe.

Die Chargennummer verbindet außerdem die Dokumente, um die es hier geht. Prüfbericht, Datenblatt und Änderungsstand beziehen sich auf ein Material und eine Rezeptur; die Charge sagt, welche Lieferung dazugehört. Wechselt der Lieferant die Beschichtung, muss ein neuer Änderungsstand mit einer neuen Erklärung kommen, und die Chargen danach müssen sich von den Chargen davor unterscheiden lassen. Fünf Jahre Aufbewahrung sind ohne diese Verknüpfung nur ein Ordner voller Papier.

Welcher Prüfbericht gehört zur Erklärung nach 1935/2004?

Ein Migrationsprüfbericht eines Labors mit Simulanz, Prüfbedingungen und Zahlenwerten; ein Bericht, der nur „konform“ sagt, belegt nichts. Die Konformitätserklärung zum Lebensmittelkontakt ist die zweite Erklärung, die in derselben Akte liegt, und sie kommt anders als die Erklärung nach der PPWR tatsächlich vom Lieferanten, weil sie das Material betrifft. Grundlage ist die Verordnung (EG) 1935/2004; für Papier und Karton gibt es keine harmonisierte europäische Einzelmaßnahme, deshalb arbeitet der deutsche Markt mit der BfR-Empfehlung XXXVI für Papiere, Kartons und Pappen im Lebensmittelkontakt. Das Bundesinstitut überarbeitet diese Empfehlung derzeit; wer heute eine Erklärung annimmt, sollte sich die Fassung nennen lassen, auf die sie sich bezieht. Wie sich die beiden Erklärungen zueinander verhalten und was seit August auf die Verpackung selbst gedruckt sein muss, steht im Beitrag über die PPWR-Kennzeichnung.

Für die Prüfung selbst zählt, was gemessen wurde und womit. Trockene und fetthaltige Lebensmittel werden bei Papier mit einem festen Simulanz geprüft, einem modifizierten Polyphenylenoxid, das in Berichten meist unter dem Handelsnamen Tenax auftaucht; feuchte oder heiße Anwendungen brauchen andere Bedingungen. Der Bericht sollte Labor, Prüfnorm, Simulanz, Temperatur und Dauer, die untersuchten Parameter und die Zahlenwerte nennen. In Freigaben sehen wir regelmäßig Erklärungen, die für das Rohpapier gelten, aber nicht für die fertige, bedruckte und beschichtete Box. Fragen Sie deshalb immer, ob der Bericht das fertige Produkt in Ihrem Kontaktfall abdeckt: fettig, heiß, wie lange. Ein Bericht für kalte Ware hilft Ihnen bei einer heißen Currywurst nicht weiter.

Recyclingfähigkeit: welchen Nachweis es heute gibt und welchen noch nicht

Heute gibt es die Bewertung nach dem Mindeststandard der Zentralen Stelle Verpackungsregister; die Leistungsklassen A, B und C der Verordnung kann Ihnen noch niemand bescheinigen. Die Zentrale Stelle veröffentlicht jedes Jahr bis zum 1. September im Einvernehmen mit dem Umweltbundesamt einen Mindeststandard zur Bemessung der Recyclingfähigkeit; der Mindeststandard 2026 gilt für Verpackungen, die 2027 in Verkehr gebracht werden. Danach wird eine beschichtete Papierverpackung, die nicht nur trockene Ware enthält, nicht mehr pauschal als recyclingfähig gezählt; sie braucht einen Nachweis. Dieser Nachweis ist das Dokument, das Sie vom Lieferanten heute verlangen können, und er wirkt über die Ökomodulation auf die Beteiligungsentgelte Ihres dualen Systems.

Die Verordnung geht einen Schritt weiter und einen Schritt später. Artikel 6 teilt Verpackungen in Leistungsklassen ein: A ab 95 Prozent, B ab 80 Prozent, C ab 70 Prozent recyclingfähig, gemessen nach Kriterien für recyclinggerechtes Design, die die Kommission in einem delegierten Rechtsakt bis zum 1. Januar 2028 festlegen soll; im Dezember 2025 wurde vorgeschlagen, diese Frist zu verschieben. Die Klassen gelten ab dem 1. Januar 2030 oder 24 Monate nach dem Rechtsakt, je nachdem, was später eintritt; ab 2038 sollen nur noch A und B in Verkehr gebracht werden. An dieser Stelle müssen wir Ihnen als Lieferant etwas schuldig bleiben: Es gibt keine Kriterien, also gibt es keine Klasse, also kann niemand seriös eine Box mit „Klasse A“ bewerben. Wer es trotzdem tut, verkauft eine Erwartung. Was wir Ihnen geben können, ist die Zusammensetzung in Gewichtsprozent und die Bewertung nach dem Mindeststandard; daraus lässt sich die Klasse ableiten, sobald die Kriterien stehen. Bei Siegelschalen aus Karton steht auf der Produktseite deshalb ausdrücklich, dass die Recyclingfähigkeit von Schalenmaterial, Barrierestruktur, Siegeldeckel oder Siegelfolie, Speiseresten und örtlicher Sammlung abhängt. Eine Schale mit aufgesiegelter Folie ist ein Verbund, und für den Verbund gilt der Nachweis, nicht das Wort Karton.

Zertifikat oder Erklärung: was BRCGS belegt und was nicht

Ein Zertifikat belegt das Werk und seinen Prozess, eine Erklärung belegt das Produkt, und keines von beiden ersetzt das andere. BRCGS Packaging Materials ist der Standard, den viele Handelsketten von Verpackungsherstellern verlangen; er beschreibt Hygiene, Fremdkörperkontrolle, Rückverfolgbarkeit und Managementsystem eines Standorts und wird von der Global Food Safety Initiative anerkannt. ISO 9001 belegt ein Qualitätsmanagementsystem, ISO 22000 ein Managementsystem für Lebensmittelsicherheit, das erst mit dem Zusatzprogramm FSSC 22000 dieselbe Anerkennung erreicht. Für Ihre Freigabe heißt das: Verlangen Sie das Zertifikat des Standorts, der Ihre Verpackung wirklich fertigt, mit Gültigkeitsdatum und Geltungsbereich, und legen Sie es in die Akte. Es sagt Ihnen, dass der Prozess kontrolliert wird. Ob diese Box mit dieser Beschichtung für Ihre heiße, fettige Ware freigegeben ist, sagt Ihnen nur die Konformitätserklärung mit ihrem Prüfbericht.

Zwei Dinge sollten Sie nicht annehmen. Ein Zertifikat der Papierfabrik ist kein Zertifikat des Verarbeiters, der druckt, stanzt und klebt. Und ein Zertifikat mit dem Namen einer Handelsgruppe im Titel bedeutet nicht, dass Ihre eigene Einkaufsabteilung denselben Standard sehen will; viele Lieferantenkodizes nennen genau einen Standard beim Namen. Klären Sie diesen Namen, bevor Sie einen Lieferanten qualifizieren, sonst qualifizieren Sie zweimal. Neben Zertifikaten kommen seit einigen Jahren Fragebögen zu Sorgfaltspflichten in der Lieferkette. Die Berichtspflicht nach dem deutschen Lieferkettengesetz wurde im September 2025 gestrichen, die Sorgfaltspflichten selbst bestehen fort, und große Kunden reichen sie vertraglich an ihre Lieferanten weiter. Ein Verpackungshersteller sollte einen solchen Fragebogen beantworten können; er ersetzt aber keine der Unterlagen aus diesem Beitrag.

Welche Unterlagen vor der Lieferantenfreigabe vorliegen müssen

Acht Unterlagen je Artikel, bevor die erste Palette gedruckt wird; wer sie hat, kann die Erklärung ausstellen, wer sie nicht hat, sammelt sie im Audit nach.

  • Konformitätserklärung zum Lebensmittelkontakt nach 1935/2004 für das fertige, bedruckte Produkt, mit der Fassung der BfR-Empfehlung XXXVI, auf die sie sich bezieht.
  • Migrationsprüfbericht mit Labor, Simulanz, Bedingungen und Zahlenwerten, passend zu Ihrem Kontaktfall.
  • Technisches Datenblatt je Artikel: Materialien je Komponente in Gewichtsprozent, Stückgewicht, Rezyklatanteil, Maße, Änderungsstand.
  • PFAS-Angabe im Datenblatt oder in der Erklärung, weil die Grenzwerte seit dem 12. August 2026 für lebensmittelberührende Verpackung gelten.
  • Bewertung der Recyclingfähigkeit nach dem aktuellen Mindeststandard, bei beschichteter oder verbundener Verpackung mit Nachweis.
  • Zertifikat des fertigenden Standorts mit Geltungsbereich und Ablaufdatum.
  • Zusage zur Chargenkennzeichnung auf Lieferschein und Karton.
  • Bestätigung, dass die Druckvorlage die Erzeugerangaben trägt, die seit August auf die Verpackung gehören: Name, Anschrift, Kontakt und ein Kennzeichnungselement.

Drei Fragen stehen auf keinem Formular und trennen trotzdem die Lieferanten voneinander. Wer meldet Ihnen einen Materialwechsel, bevor er geliefert wird, und in welcher Frist? Kommt das Datenblatt auch dann neu, wenn sich nur der Rezyklatanteil ändert? Und können die Daten in dem Format geliefert werden, das Ihr Compliance-System oder Ihr Handelskunde vorgibt? Ein Lieferant, der auf alle drei mit einem Prozess antwortet und nicht mit einer Zusicherung, hat die Verordnung schon einmal durchgearbeitet.

Die QS-Leiterin hat dem Auditor am Freitag keine Konformitätserklärung ihres Lieferanten geschickt, sondern eine Akte: Datenblatt, Prüfbericht, Zertifikat, Chargenliste, und obenauf ihre eigene Erklärung, drei Seiten, unterschrieben in der Zentrale. Das war die richtige Reihenfolge. Was hier steht, ist die Praxis eines Herstellers, der die Daten liefert; ob Ihre Erklärung im Einzelfall vollständig ist, prüft Ihre Rechtsabteilung, nicht Ihr Lieferant.

Auf einen Blick

  • Seit dem 12. August 2026 darf Verpackung nur mit einer EU-Konformitätserklärung nach der PPWR in Verkehr gebracht werden; bei Verpackung mit eigenem Namen oder Logo stellt der Auftraggeber sie als Erzeuger aus, nicht der Verpackungshersteller.
  • Die technische Dokumentation nach Anhang VII umfasst Beschreibung, Zeichnungen mit Materialien je Komponente, Erläuterungen, Normenliste, Bewertung und Prüfberichte; Aufbewahrung fünf Jahre bei Einweg- und zehn Jahre bei Mehrwegverpackung, Vorlage binnen zehn Tagen auf Behördenverlangen.
  • Der Lieferant schuldet je Artikel ein Datenblatt mit Materialzusammensetzung in Gewichtsprozent, Stückgewicht, Rezyklatanteil, Maßen und Änderungsstand sowie die Konformitätserklärung nach 1935/2004 mit Migrationsprüfbericht.
  • Ein BRCGS-Zertifikat belegt Standort und Prozess, nicht die Eignung einer bestimmten Verpackung für einen bestimmten Kontaktfall.
  • Für die Recyclingfähigkeit gibt es heute die Bewertung nach dem ZSVR-Mindeststandard; die Leistungsklassen A, B und C der PPWR gelten erst nach dem delegierten Rechtsakt, der bis zum 1. Januar 2028 vorgesehen ist, und frühestens ab dem 1. Januar 2030.
  • Artikel 17 der Verordnung 1935/2004 verlangt Rückverfolgbarkeit auf allen Stufen; die Chargennummer auf Lieferschein und Karton ist die Zeile, die Prüfbericht, Datenblatt und Lieferung miteinander verbindet.