Die Mail kommt von der Zentrale einer Bäckereikette mit 80 Filialen, zwei Wochen vor der Lieferantenfreigabe: „Wir brauchen für die Freigabe ein Lieferantenaudit. Reicht Ihnen ein Termin per Video, oder müssen wir anreisen?“ Die Frage ist gut gemeint und falsch gestellt. Sie setzt voraus, dass beide Varianten dasselbe prüfen.

Das tun sie nicht. Ein Lieferantenaudit beim Verpackungshersteller hat Teile, die vom Bildschirm aus besser laufen als in der Halle, und Teile, die am Bildschirm schlicht nicht existieren. Wer vorher weiß, welche das sind, spart entweder die Reise oder den zweiten Termin.

Wir sind das Werk, das auditiert wird, und schreiben deshalb aus der ungewöhnlichen Perspektive: Was ein Einkäufer oder eine QS-Leitung bei uns mit Recht verlangt, wo ein Zertifikat ihm Arbeit abnimmt, welche Übung er auf keinen Fall vorbereitet bekommen sollte und was wir an einem guten Audit selbst lernen. Der Beitrag ersetzt weder den eigenen Auditstandard noch die Rechtsabteilung; er beschreibt, was in der Praxis geprüft wird und warum.

Wann reicht das Zertifikat, wann müssen Sie fahren?

Das Zertifikat reicht für alles, was es ausdrücklich abdeckt; fahren müssen Sie für das, was nur Ihre Produkte und Ihre Kontaktfälle betrifft. Ein BRCGS-Zertifikat für Packaging Materials oder ein ISO-9001-Zertifikat sagt, dass ein Standort mit seinem Managementsystem gegen einen Standard geprüft wurde, mit Geltungsbereich, Datum und Auditor. Diese Prüfung müssen Sie nicht wiederholen. Was kein Standard für Sie prüft, ist der Rest: ob die Beschichtung Ihrer Menübox in Ihrem Kontaktfall belegt ist, ob Ihr Druckbild als Grenzmuster am Wareneingang des Lieferanten hängt, ob der Wechsel eines Papierlieferanten bei Ihnen ankommt, bevor die Palette rollt.

Dazu kommt die Pflichtseite. IFS Food verlangt im Kapitel Einkauf, dass zugekaufte Verpackungsmaterialien der Spezifikation entsprechen und dass die Lieferantenbewertung die Packmittellieferanten einschließt; der Lebensmittelhersteller muss sich davon überzeugen, dass der Lieferant die gesetzlichen Anforderungen an das Material erfüllt. Wie er sich überzeugt, lässt der Standard offen. ISO 9001 fordert eine Lieferantenbewertung, ohne das Mittel vorzuschreiben. Beides heißt praktisch: Sie dürfen ein Zertifikat als Grundlage nehmen, Sie müssen aber begründen können, warum es für Ihren Fall genügt. Diese Begründung ist Ihr Audit, ob es zwei Stunden am Bildschirm oder zwei Tage im Werk dauert. Aus unserer Erfahrung mit Ketten und Caterern gilt eine einfache Regel: Zertifikat lesen, Lücken markieren, nur die Lücken auditieren. Wer das komplette Audit noch einmal fährt, prüft Reinigungspläne doppelt und die Glasliste gar nicht.

Was zeigt ein Remote-Audit wirklich, und was nicht?

Es zeigt Dokumente, Aufzeichnungen und die Fähigkeit des Lieferanten, beides auf Zuruf zu finden; es zeigt keine Halle. Der BRCGS-Standard für Verpackungsmaterialien beschreibt in seiner siebten Version ein gemischtes Audit, bei dem der Fernteil die dokumentierten Systeme und Aufzeichnungen prüft und der Vor-Ort-Teil Fertigung und Lager. Der Fernteil darf höchstens die Hälfte der Auditdauer ausmachen, und die Variante steht nur bei Re-Zertifizierungen offen, nicht beim Erstaudit und nicht, wenn das Zertifikat länger als zwei Jahre unterbrochen war. Die Zertifizierungsstelle entscheidet nach einer Risikobewertung, ob die Technik am Standort ein belastbares Audit erlaubt. Diese Regel ist nicht Ihr Maßstab, aber sie ist ein ehrlicher Hinweis darauf, wie weit die Branche dem Bildschirm traut: bis zur Hälfte, und nur, wenn man den Standort schon kennt.

Für Ihr eigenes Lieferantenaudit lässt sich daraus eine Arbeitsteilung ableiten. Remote funktionieren: Zertifikate mit Geltungsbereich, Konformitätserklärungen und Migrationsprüfberichte je Artikel, Spezifikationen mit Toleranzen, Schulungsnachweise, Reinigungs- und Schädlingsbekämpfungspläne als Dokument, Reklamationsstatistik, Änderungsmanagement, Notfallpläne, die Rückverfolgungsübung anhand der Aufzeichnungen. Remote funktioniert nicht: der Geruch im Lager, der Zustand der Siebe und Magnete, die Frage, ob die Glasliste vollständig ist, ob Paletten auf dem Boden stehen, ob die Hygieneschleuse benutzt wird oder umgangen. Eine Kamera zeigt, was der Lieferant filmt. Welche Unterlagen seit dem 12. August 2026 ohnehin in Ihrer Akte liegen müssen, haben wir im Beitrag über die PPWR-Konformität und das Lieferantendossier beschrieben; das Remote-Audit ist der Termin, an dem Sie diese Akte gegen die Wirklichkeit halten.

Die Rückverfolgungsübung: eine Charge, dreißig Minuten

Die Übung läuft so: Sie nennen eine Chargennummer von einem Ihrer Lieferscheine, und der Lieferant zeigt innerhalb der vereinbarten Zeit den Weg bis zum Rohpapierlos, zur Druckfarbencharge, zum Produktionsdatum und zu allen anderen Kunden, die aus derselben Papierrolle beliefert wurden. Dann die Gegenrichtung: Sie wählen ein Rohmateriallos, und er zeigt, welche Artikel und Kunden daraus wurden. Die Verordnung 1935/2004 verlangt in Artikel 17 Rückverfolgbarkeit auf allen Stufen; eine Zeit nennt sie nicht. Die Zeit ist Ihre Vereinbarung, und eine halbe Stunde ist für ein Werk mit funktionierendem System kein Problem. Länger als ein Arbeitstag ist ein Befund.

Wichtig ist, dass die Charge von Ihnen kommt. Wir haben Audits erlebt, in denen der Auditor die vom Lieferanten „beispielhaft vorbereitete“ Charge nahm und zufrieden abfuhr. Das prüft die Präsentation, nicht das System. Nehmen Sie eine Lieferung aus dem letzten Quartal, am besten eine, bei der es eine Nachfrage gab. Und prüfen Sie dabei zwei Nebendinge: Steht die Chargennummer auf dem Karton, nicht nur auf dem Lieferschein? Und wechselt sie mit dem Papierlos, nicht nur mit dem Produktionstag? Zwei Paletten aus einer Woche können zwei Chargen sein; wer das im System nicht sieht, kann im Rückruffall nicht zwei Paletten sperren, sondern nur alles.

Fremdkörper, Hygienezonen, Glas: was zeigt nur die Halle?

Fremdkörperquellen, die Trennung der Zonen und den Zustand der Dinge, die auf Papier immer in Ordnung sind; diese drei entscheiden darüber, ob Sie fahren. Fremdkörper zuerst. In einem Verpackungswerk sind das Glas und Hartkunststoff an Lampen, Fenstern, Sichtscheiben, Messgeräten; Metall von Stanzmessern und Werkzeugen; Holz von Paletten; Papierstaub und Fasern. Ein Werk führt dafür ein Register, in dem jede Glas- und Hartplastikquelle steht und regelmäßig kontrolliert wird. Remote sehen Sie das Register. Vor Ort sehen Sie, ob die Lampe über der Stanze darin vorkommt. Hygienezonen als Zweites: Wo endet der Bereich, in dem Paletten mit Straßenstaub stehen, und wo beginnt der, in dem offene Verpackung liegt? Gibt es die Schleuse, und wird sie benutzt? Der Rest ist Augenschein: Magnete und Siebe, Schädlingsmonitore mit Datum, Lagerware mit Abstand zur Wand, keine Lebensmittel in der Produktion, Reinigungsmittel getrennt vom Material.

Bei einzeln verpackten Artikeln verschiebt sich die Hygienegrenze an eine Stelle, die man im Audit leicht übersieht. Auf unserer Produktseite für Feuchttücher steht in der Zeile Einzelverpackung: „Jedes Feuchttuch einzeln verpackt für Hygiene, Mitnahme und Markensichtbarkeit“. Dieser Satz heißt für die Auditplanung: Die Siegelnaht des Sachets ist die Grenze, hinter der kein Fremdkörper mehr hineinkommt und keiner mehr entdeckt wird. Entsprechend prüfen Sie beim Lieferanten von bedruckten Feuchttüchern nicht nur das Tuch, sondern den Prozess vor der Siegelung: Wie wird die Dichtheit der Naht kontrolliert, wie oft, wer dokumentiert es, was passiert mit einer offenen Naht in der Stichprobe. Dasselbe gilt für Besteck-Sets in Papierhülle, deren Produktseite die Einzelverpackung ebenfalls mit Hygiene begründet: Die Hülle schützt nur, wenn sie geschlossen ist, und ob sie geschlossen ist, entscheidet sich an einer Maschine, die im Remote-Audit nicht vorkommt.

An dieser Stelle gehört die Gegenrechnung hin, die wir als Lieferant schulden. Ein Vor-Ort-Audit in der Türkei kostet Sie zwei Reisetage und uns einen Produktionstag mit halber Aufmerksamkeit. Wir bieten Remote-Audits an, weil sie für beide Seiten bequem sind. Aber bequem ist nicht vollständig: Das Fremdkörperrisiko eines Werks sieht man nur im Werk, und wer bedruckte Verpackung für achtzig Filialen freigibt, sollte den Standort mindestens einmal gesehen haben, bevor die erste Palette rollt. Danach lässt sich mit Zertifikat, Remote-Terminen und Kennzahlen gut leben; der erste Blick ersetzt sie nicht, sie ersetzen den ersten Blick nicht.

Welche Antworten der Lieferantenselbstauskunft prüfen Sie nach?

Nachprüfen sollten Sie die Antworten, die am leichtesten zu behaupten und am teuersten zu glauben sind; der Rest darf Selbstauskunft bleiben. Die Selbstauskunft ist der Fragebogen, den Ihr Einkauf vor jedem Audit verschickt: Firmendaten, Managementsystem, Zertifikate, Produktgruppen, Kapazitäten, Versicherungen, Unterauftragnehmer. Sie ist das Dokument, aus dem Sie den Auditplan bauen, und sie hat eine Schwäche: Jede Zeile ist ein Kreuz, das der Lieferant selbst setzt. Fünf Zeilen verdienen deshalb ein „zeigen Sie mir“. Das Zertifikat mit Geltungsbereich und Ablaufdatum, und zwar für den Standort, der Ihre Ware fertigt, nicht für die Konzernzentrale. Das Glas- und Hartplastikregister mit letztem Kontrolldatum. Der Prozess für Materialänderungen: Wer meldet Ihnen einen Papier- oder Beschichtungswechsel, in welcher Frist, mit welchem neuen Datenblatt? Die Frage nach Unterauftragnehmern und Zweitwerken, weil ein Zertifikat des Hauptwerks nichts über das Werk sagt, das im Sommer aushilft. Und die Produkthaftpflicht mit Deckungssumme und Geltungsbereich für Ihr Land.

Aus der Produktion ein Hinweis, der die Reihenfolge betrifft: Verschicken Sie die Selbstauskunft nicht zusammen mit dem Audittermin, sondern sechs Wochen davor. Ein Lieferant, der sie in einer Woche vollständig zurückschickt, hat die Dokumente; einer, der sechs Wochen braucht, baut sie gerade. Beides ist eine Information, die Sie vor dem Audit haben wollen und nicht währenddessen.

Was nach dem Audit kommt: Maßnahmenplan und Re-Audit

Nach dem Audit kommt eine Liste mit Abweichungen, je Abweichung eine Maßnahme, ein Name, ein Termin und ein Nachweis; ohne diese vier Spalten ist das Audit ein Besuch gewesen. Abweichungen werden gestuft: kritisch, wenn Produktsicherheit oder Rechtskonformität betroffen ist, etwa ein fehlender Migrationsprüfbericht für den tatsächlichen Kontaktfall oder eine offene Glasquelle über offener Ware; größer, wenn ein System vorhanden, aber lückenhaft ist; kleiner, wenn es um Form und Dokumentation geht. Kritische Punkte blockieren die Freigabe, bis der Nachweis vorliegt, und zwar als Dokument oder Foto, nicht als Zusage. Größere Punkte bekommen eine Frist, kleinere landen in der nächsten Bewertung.

Das Re-Audit richtet sich nach der Art der Abweichung. Dokumentarische Lücken schließen Sie remote mit der Nachreichung; bauliche oder hygienische Lücken sehen Sie sich an. Und einmal im Jahr, meist zum Jahresgespräch, kommt die Frage, ob das Bild noch stimmt: Hat sich der Standort verändert, gibt es neue Maschinen, neue Unterauftragnehmer, ein neues Zertifikat oder ein abgelaufenes? Ein Lieferant, der Ihnen diese Änderungen von selbst meldet, hat Ihnen das Re-Audit halb abgenommen.

Auditcheckliste für den Verpackungslieferanten

Zwölf Punkte, nach Remote und vor Ort getrennt, damit der Plan vor der Reise steht und nicht danach.

  • Remote: Zertifikate des fertigenden Standorts mit Geltungsbereich, Ablaufdatum und Zertifizierungsstelle.
  • Remote: Konformitätserklärung und Migrationsprüfbericht je Artikel, passend zu Ihrem Kontaktfall.
  • Remote: Spezifikationen mit Toleranzen und das Grenzmuster, gegen das der Lieferant selbst prüft.
  • Remote: Änderungsmanagement, also Meldeweg und Frist bei Material-, Beschichtungs- oder Farbwechsel.
  • Remote: Reklamationsstatistik der letzten zwölf Monate und zwei abgeschlossene Fälle im Detail.
  • Remote oder vor Ort: Rückverfolgungsübung mit einer von Ihnen gewählten Charge, in beide Richtungen, mit Zeitmessung.
  • Vor Ort: Glas- und Hartplastikregister gegen die Halle abgleichen, besonders über Stanze, Druckmaschine und Verpackungslinie.
  • Vor Ort: Hygienezonen und Schleusen, Trennung von Rohmaterial, offener Ware und fertiger Palette.
  • Vor Ort: Siebe, Magnete, Schädlingsmonitore mit Datum; Lagerbedingungen für Papier und Fertigware.
  • Vor Ort: Siegel- und Verschlusskontrolle bei einzeln verpackten Artikeln, mit Prüfintervall und Aufzeichnung.
  • Vor Ort: Umgang mit Nichtkonformität, also Sperrlager, Kennzeichnung, Freigabe nach Nacharbeit.
  • Beides: Unterauftragnehmer und Zweitwerke benennen lassen und für sie denselben Nachweis verlangen.

Die Bäckereikette hat am Ende beides gemacht, in dieser Reihenfolge: zwei Stunden Remote mit Dokumenten und einer Rückverfolgungsübung, drei Wochen später einen Tag im Werk mit der Glasliste in der Hand. Der Remote-Termin hat die Reise nicht gespart. Er hat sie kürzer gemacht, weil am Werkstag niemand mehr Ordner aufschlagen musste. Was hier steht, ist die Praxis eines Lieferanten, der auditiert wird; welcher Auditstandard für Sie verbindlich ist und was Ihre Kunden verlangen, legt Ihr eigenes Qualitätssystem fest, nicht Ihr Lieferant.

Auf einen Blick

  • Ein Zertifikat des fertigenden Standorts belegt Managementsystem und Prozess; es ersetzt das Lieferantenaudit nicht, aber es verkürzt es auf die Punkte, die den eigenen Artikel und Kontaktfall betreffen.
  • IFS Food verlangt im Kapitel Einkauf, dass Packmittellieferanten in die Lieferantenbewertung einbezogen werden und ihre Eignung belegt ist; ISO 9001 fordert eine Lieferantenbewertung ohne vorgeschriebenes Mittel.
  • Der BRCGS-Standard für Verpackungsmaterialien erlaubt in Version 7 ein gemischtes Audit mit höchstens 50 Prozent Fernanteil, nur bei Re-Zertifizierungen und nach Risikobewertung durch die Zertifizierungsstelle.
  • Remote prüfbar sind Dokumente und Aufzeichnungen einschließlich der Rückverfolgungsübung; Fremdkörperquellen, Hygienezonen, Lagerzustand und Siegelkontrolle zeigen sich nur vor Ort.
  • Artikel 17 der Verordnung 1935/2004 verlangt Rückverfolgbarkeit auf allen Stufen; die Übung läuft mit einer vom Auditor gewählten Charge in beide Richtungen, mit vereinbarter Zeit.
  • Jede Abweichung bekommt Maßnahme, Verantwortlichen, Termin und Nachweis; kritische Abweichungen blockieren die Freigabe bis zum Beleg, dokumentarische werden remote nachgereicht.