Angebot für bedruckte Verpackung lesen: Stückpreis, Klischee, EXW

Dienstagvormittag in Köln, zwei Angebote auf dem Schreibtisch einer Bäckerei mit drei Filialen. Beide für 10.000 Papiertragetaschen mit Flachhenkel, weißes Kraftpapier, einfarbig bedruckt, für die Lieferbestellungen am Wochenende. Das eine nennt einen Stückpreis, der deutlich unter dem anderen liegt. Die Inhaberin will den Auftrag erteilen. Ihr Steuerberater fragt, was „EXW“ bedeutet.

Das günstigere Angebot hat fünf Zeilen weniger. Keine Klischeekosten, keine Lieferbedingung, keine Toleranz, keine Gültigkeit, keine Zahlungsbedingung. Der Stückpreis stimmt. Er ist nur nicht der Preis.

Der billigste Stückpreis ist oft das teuerste Angebot, weil er die anderen fünf Zeilen weglässt. Ein Angebot für bedruckte Verpackung besteht aus sechs Zeilen, und der Stückpreis ist die, die am wenigsten über die Rechnung verrät. Wir schreiben solche Angebote jede Woche, und die Rückfragen, die Wochen später kommen, zeigen uns, welche Zeilen gelesen wurden und welche nicht. Dieser Beitrag geht die sechs Zeilen durch. Preise nennen wir keine; die Struktur ist bei fast jedem Hersteller ähnlich, und wer sie kennt, vergleicht Angebote statt Zahlen.

Welche sechs Zeilen muss ein Angebot für bedruckte Verpackung haben?

Stückpreis mit Menge, einmalige Kosten, Lieferbedingung, Mengentoleranz, Gültigkeit und Zahlungsbedingung; fehlt eine, ist das Angebot nicht kürzer, sondern teurer, als es aussieht. Die sechs Zeilen beantworten sechs Fragen, die bei jeder Bestellung irgendwann gestellt werden. Was kostet ein Stück, und bei welcher Menge? Was wird einmal bezahlt, bevor das erste Stück gedruckt wird? An welcher Rampe endet der Preis? Wie viele Stück dürfen geliefert werden? Wie lange gilt die Zahl? Wann wird gezahlt? Dazu kommt eine siebte Angabe, die in guten Angeboten selten fehlt und deshalb hier nicht gezählt wird: die Lieferzeit ab Druckfreigabe.

Kunden schicken uns zum Vergleich oft das Angebot eines anderen Herstellers mit. Die Zeile, die dort nach unserer Erfahrung am häufigsten fehlt, ist die Toleranz, gefolgt von der Lieferbedingung. Beides fällt nicht auf, solange alles glattgeht. Es fällt auf, wenn der Spediteur eine Rechnung schickt, mit der niemand gerechnet hat, oder wenn einige hundert Taschen mehr ankommen, als bezahlt werden sollten. Die Vergleichstabelle am Ende dieses Beitrags hat sechs Zeilen, und nur die erste trägt einen Preis.

Stückpreis: für welche Menge gilt er, und was ändert sich bei 25.000 statt 10.000?

Der Stückpreis gilt für genau die Menge, die neben ihm steht; bei 25.000 Stück gilt ein anderer, meist niedrigerer Preis. Der Grund ist die Produktion. Eine Flexomaschine wird für jeden Auftrag eingerichtet: Klischees montieren, Farbe anpassen, Papierbahn von der Rolle einziehen, die ersten Meter auf Farbe und Passer prüfen. Diese Stunden kosten dasselbe, ob danach 10.000 oder 25.000 Taschen laufen. Je mehr Stück die Rüstzeit tragen, desto kleiner ihr Anteil am Stückpreis. Deshalb hat jeder Hersteller eine Mindestmenge, unter der sich das Einrichten nicht lohnt. Bei uns sind es 10.000 Stück für Papiertragetaschen, Bäckertüten und Pappbecher, 25.000 für Pizzakartons und Dönerboxen und 50.000 für Soßenbecher; darunter geben wir kein Angebot ab.

Für Ihre Anfrage heißt das: Lassen Sie sich den Stückpreis für zwei oder drei Mengenstufen nennen, etwa 10.000, 25.000 und 50.000. Die Staffel zeigt, wie stark die Rüstkosten im Preis sitzen, und ab welcher Stufe die nächste nicht mehr viel bringt. Ein Hersteller, der nur eine Zahl nennt, hat nichts verschwiegen. Er hat nur nicht gezeigt, wie seine Kalkulation läuft.

Klischee und Stanzform: einmalige Kosten, und wem gehört das Werkzeug?

Ein Klischee ist die Druckplatte für eine Farbe. Sechs Farben, sechs Klischees, einmal bezahlt, solange Motiv und Format gleich bleiben. Auf unserer Produktseite für Flachhenkel-Taschen steht als Spezifikation: „Bis zu 6-Farben-Flexodruck; Pantone-Farbabstimmung möglich“. Im Angebot ist diese Zeile eine Kostenzeile. Jede Farbe im Motiv ist ein Klischee, das gefertigt, montiert und gelagert wird. Ein zweifarbiges Logo kostet zwei Klischees, ein Foto in CMYK vier, ein Motiv mit zwei Sonderfarben dazu sechs. Wer beim Entwurf eine Farbe spart, spart ein Klischee, und zwar in jedem Format, in dem das Motiv gedruckt wird.

Einmalig heißt: beim ersten Auftrag. Beim Wiederholauftrag liegt das Klischee im Werk, und die Zeile entfällt, solange sich nichts ändert. Ändert sich die Telefonnummer auf der Tasche, ändert sich das Klischee der Farbe, in der sie gedruckt ist. Bei gestanzten Produkten wie Boxen kommt die Stanzform dazu, ein zweites einmaliges Werkzeug. Die wichtigere Frage stellt kaum jemand: Wem gehört das Werkzeug nach der Produktion? Wenn Sie es bezahlt haben und später den Hersteller wechseln wollen, entscheidet diese Zeile darüber, ob Sie die Klischees mitnehmen dürfen. Im Angebot reicht ein Satz: „Klischees und Stanzform: einmalig, Eigentum des Kunden, Lagerung beim Hersteller“.

Noch eine Zeile, die oft übersehen wird: das Sonderformat. Die Bäckerei aus dem Anfang fragt 320 × 220 × 250 mm an, weil ihre Menüboxen hineinpassen müssen. Die nächsten Standardmaße unserer Liste sind 300 × 180 × 320 und 320 × 200 × 320. Das Standardmaß läuft auf eingerichteter Maschine; das Sonderformat braucht eine Umrüstung, oft eine andere Bahnbreite mit mehr Verschnitt und unter Umständen eigene Werkzeuge. Ein Hersteller, der beides mit Maßen anbietet, erspart Ihnen das Nachrechnen. Fragen Sie danach, bevor Sie das Sonderformat festlegen.

EXW, DAP oder DDP: was im Preis steckt und was an der Grenze dazukommt

EXW heißt ab Werk: Der Preis endet an unserer Rampe in Istanbul, und Transport, Einfuhrabfertigung und Einfuhrumsatzsteuer sind Ihre Sache. Das ist im Export üblich und für Käufer mit eigenem Spediteur die transparenteste Variante. Sie hat aber Folgen, die im Angebot nicht stehen, weil sie nicht beim Hersteller entstehen. Für Papierverpackung aus der Türkei fällt in der EU kein Zoll an; die Zollunion besteht seit 1996, und die Warenverkehrsbescheinigung A.TR, die wir jeder Sendung in die EU beilegen, sorgt dafür, dass die Ware zollfrei abgefertigt wird. Die Ausfuhrabfertigung in der Türkei erledigen in der Praxis wir mit Ihrem Spediteur; wer das vertraglich sauber haben will, vereinbart FCA statt EXW. Die Einfuhrumsatzsteuer von 19 Prozent fällt trotzdem an. Für ein vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen ist sie ein durchlaufender Posten; wie sie bei Ihnen verbucht wird, klärt Ihr Steuerberater. Sie steht in keinem EXW-Angebot.

DAP heißt: Der Hersteller trägt den Transport bis zu Ihrer Adresse; Einfuhrabfertigung und Abgaben bleiben bei Ihnen. DDP heißt: alles beim Verkäufer, bis zur verzollten Ware an Ihrer Rampe. Ein türkischer Hersteller kann DDP nur mit einer Zollvertretung in Deutschland anbieten; wir tun es nicht, und wer es anbietet, muss Einfuhrumsatzsteuer und Risiko im Preis unterbringen. Ein Hinweis zur Fracht, der zur Szene passt: 10.000 Taschen sind etwa 40 Kartons, also ein paar Paletten, keine Lkw-Komplettladung. Eine Komplettladung braucht aus der Türkei nach Deutschland etwa fünf bis sieben Werktage; für ein paar Paletten als Teilladung oder Sammelgut nennt Ihnen Ihr Spediteur Laufzeit und Preis je Palette, nicht das Angebot des Herstellers. Was die Lieferklauseln im Einzelnen enthalten, haben wir im Beitrag über EXW, FCA und DAP beschrieben. Für den Vergleich zählt eine Regel: Zwei Angebote mit verschiedener Lieferbedingung sind erst vergleichbar, wenn Fracht und Einfuhrkosten für beide auf dieselbe Rampe gerechnet sind.

Mehr- oder Minderlieferung: warum 10.000 selten genau 10.000 sind

Bedruckte Verpackung wird in Losen gefertigt, und ein Los endet nie auf das Stück genau; deshalb steht in jedem ordentlichen Angebot eine Mengentoleranz. Beim Anfahren der Maschine entsteht Ausschuss, bis Farbe und Passer stimmen. Die Papierrolle hat eine Länge, die nicht durch Ihre Bestellmenge teilbar ist. Am Ende des Laufs liegen entweder einige hundert Stück mehr auf der Palette oder einige hundert weniger. Hersteller räumen sich dafür eine Toleranz von wenigen Prozent über oder unter der Bestellmenge ein. Die genaue Zahl steht in unseren Angeboten, und sie sollte in jedem stehen, das Sie vergleichen. Zwei Fragen gehören dazu: Wird die Mehrmenge berechnet? Wird die Mindermenge gutgeschrieben?

Für Ketten mit Zentrallager hat die Toleranz eine Nebenwirkung: Sie ändert die Kartonzahl. Wer 10.000 Taschen zu 250 Stück je Karton bestellt, plant 40 Kartons; mit ein paar hundert Stück mehr sind es 41 oder 42. Das klingt nach wenig, bis die Palette nicht mehr in das Regalfach passt, das dafür reserviert war. Lassen Sie sich die Stückzahl je Karton und die Kartons je Palette ins Angebot schreiben; dann wissen Sie vor der Lieferung, was auf dem Lkw steht.

Gültigkeit, Zahlung und Lieferzeit: wie lange hält der Preis, und wann kommt die Ware?

Unsere Angebote gelten sieben Tage. Ein Angebot ohne Gültigkeitsdatum gilt nicht unbegrenzt; es ist nur unklar, ab wann es nicht mehr gilt. Papierpreise und Frachtraten bewegen sich, und ein Angebot vom Frühjahr lässt sich im Herbst nicht halten. Sieben Tage sind kurz; dafür stimmt der Preis am Tag der Bestellung noch. Wer länger braucht, bittet um eine schriftliche Verlängerung oder ein neues Angebot. Was nicht passieren sollte, ist eine Rechnung, die vom Angebot abweicht, weil inzwischen zwei Monate vergangen sind. Zur Gültigkeit gehört bei Auslandsangeboten die Währung: In welcher ist der Preis gestellt, und wer trägt das Kursrisiko bis zur Rechnung?

Die Zahlungsbedingung ist die sechste Zeile. Bei Erstaufträgen aus dem Ausland ist eine Anzahlung bei Auftrag und die Restzahlung vor Versand üblich; bei laufenden Geschäftsbeziehungen werden Zahlungsziele vereinbart. Beides ist in Ordnung. Was nicht geht: dass die Bedingung erst auf der Proformarechnung auftaucht. Ein Angebot mit Anzahlung und ein Angebot mit 30 Tagen Zahlungsziel binden bei gleichem Stückpreis unterschiedlich viel Liquidität, und das gehört in den Vergleich. Die siebte Angabe schließlich ist die Lieferzeit. Bei uns steht sie auf jeder Produktseite, für Papiertragetaschen „Ca. 15–20 Arbeitstage nach Druckfreigabe“. Die drei letzten Wörter sind der Startpunkt der Uhr: nicht die Bestellung, sondern die Freigabe der Druckdaten. Transport kommt danach dazu. Fragen Sie nach beiden Teilen getrennt, denn ein EXW-Angebot nennt nur den ersten.

Zwei Angebote nebeneinander: die Vergleichstabelle

Die Tabelle hat sechs Zeilen und je eine Spalte pro Angebot; sie ist erst vollständig, wenn in jeder Zelle etwas steht. Über die Tabelle gehört die Produktbeschreibung, die für beide gleich sein muss: Format, Papier mit Grammatur, Henkel, Zahl der Farben und Druckseiten. Erst dann sind die Zeilen vergleichbar.

Erst wenn beide Spalten dieselbe Lieferbedingung zeigen, lohnt der Blick auf die erste Zeile. Rechnen Sie bei EXW die Fracht und die Einfuhrkosten dazu, die Ihr Spediteur nennt, und vergleichen Sie den Preis an Ihrer Rampe. Rechnen Sie die einmaligen Kosten auf die Menge um, die Sie im ersten Jahr realistisch bestellen, nicht nur auf den ersten Auftrag. Dann steht in der Tabelle ein Preis je Stück an Ihrer Rampe, inklusive Werkzeug, und der ist vergleichbar. Die Antworten auf die folgenden fünf Fragen füllen die leeren Zellen; ein Hersteller, der sie nicht geben mag, hat sie vermutlich noch nicht kalkuliert.

• Für welche Menge gilt der Stückpreis, und wie lautet er bei der nächsten Stufe?
• Welche einmaligen Kosten fallen an, für welche Farben und Werkzeuge, und wem gehören sie nach der Produktion?
• Welche Lieferbedingung liegt zugrunde, und was kommt bis zu meiner Rampe dazu: Fracht, Einfuhrabfertigung, Einfuhrumsatzsteuer?
• Welche Mengentoleranz gilt, wird die Mehrmenge berechnet, und wie viele Stück liegen in einem Karton?
• Wie lange gilt das Angebot, in welcher Währung, welche Zahlungsbedingung gilt beim ersten und beim zweiten Auftrag, und wie lange dauert die Produktion ab Druckfreigabe?

Ehrlich gesagt kann dieser Vergleich gegen uns ausgehen. Ein Hersteller in Ihrer Nähe liefert ohne Grenze, ohne Zollabfertigung und mit kürzerem Transport, und bei kleinen Mengen frisst die Fracht aus der Türkei den Vorteil beim Stückpreis auf. Wir bieten EXW an, DDP nicht; ein DAP-Angebot mit dem Namen des Spediteurs stellen wir auf Anfrage. Unsere Toleranz steht im Angebot, und sie ist nicht null. Wer das weiß, bestellt mit Vorlauf und ohne Überraschung. Welche Angaben eine Anfrage enthalten muss, damit ein Hersteller alle sechs Zeilen ausfüllen kann, steht im Beitrag über die Verpackungsanfrage; die kurze Fassung lautet Menge, Format, Papier mit Grammatur, Farben, Druckseiten und Lieferadresse. Wer uns diese sechs Angaben schickt, bekommt ein Angebot, in dem alle sechs Zeilen stehen, auch die, die gegen uns sprechen können. Die Standardmaße, Grammaturen und Druckfarben der Tasche aus dem Beispiel stehen auf der Seite für bedruckte Papiertragetaschen mit Flachhenkel.

Auf einen Blick

• Ein Angebot für bedruckte Verpackung hat sechs Zeilen: Stückpreis je Menge, einmalige Kosten, Lieferbedingung, Mengentoleranz, Gültigkeit und Zahlungsbedingung; der billigste Stückpreis ist oft das teuerste Angebot, weil er die anderen fünf weglässt.
• Ein Klischee ist die Flexo-Druckplatte für eine Farbe; sechs Farben sind sechs Klischees, einmal bezahlt und beim Wiederholauftrag wiederverwendet, solange Motiv und Format gleich bleiben.
• Mindestmengen für bedruckte Verpackung werden je Produktgruppe genannt; bei Bas Packaging 10.000 Stück für Papiertragetaschen, Bäckertüten und Pappbecher, 25.000 für Pizzakartons und Dönerboxen, 50.000 für Soßenbecher.
• EXW endet an der Rampe des Herstellers; Papierverpackung aus der Türkei ist mit A.TR zollfrei, die Einfuhrumsatzsteuer von 19 Prozent fällt in Deutschland trotzdem an.
• Bedruckte Verpackung wird in Losen gefertigt; eine Mengentoleranz von wenigen Prozent über oder unter der Bestellmenge ist üblich und gehört mit der Frage „Mehrmenge berechnet?“ ins Angebot.
• Die Lieferzeit zählt ab Druckfreigabe, bei Papiertragetaschen etwa 15 bis 20 Arbeitstage, Transport kommt dazu; ein Angebot ohne Gültigkeitsdatum ist nicht unbegrenzt gültig.