Lire un devis d’emballage : prix unitaire, clichés, départ usine

Jeudi matin à Lille, deux devis sur le bureau d’une enseigne de trois boulangeries. Tous les deux pour 10 000 sacs papier à poignées plates, kraft blanc, imprimés en une couleur. L’un affiche un prix unitaire nettement plus bas que l’autre. La gérante est prête à commander. Son expert-comptable demande ce que signifie « EXW ».

Le devis le moins cher a cinq lignes de moins. Pas de frais de cliché, pas d’Incoterm, pas de tolérance, pas de validité, pas de conditions de paiement. Le prix unitaire est exact ; il ne dit pas ce que coûtera la commande.

Le prix unitaire le plus bas est souvent le devis le plus cher, parce qu’il omet les cinq autres lignes. Un devis d’emballage personnalisé tient en six lignes, et le prix unitaire est celle qui en dit le moins sur la facture. Nous rédigeons des devis de ce type chaque semaine, et les questions qui reviennent quelques semaines plus tard nous montrent quelles lignes ont été lues et lesquelles ont été sautées. Cet article passe les six lignes en revue. Nous ne donnons aucun prix ; la structure est à peu près la même chez tout fabricant, et quand on la connaît, on compare des devis, pas des chiffres.

Quelles sont les six lignes d’un devis d’emballage personnalisé ?

Prix unitaire avec sa quantité, frais uniques, Incoterm, tolérance de quantité, validité et conditions de paiement. S’il en manque une, le devis n’est pas plus court, il est plus cher qu’il n’en a l’air. Les six lignes répondent à six questions qui se posent tôt ou tard sur chaque commande. Combien coûte une pièce, et pour quelle quantité ? Qu’est-ce qui se paie une fois, avant la première pièce imprimée ? À quel quai s’arrête le prix ? Combien de pièces recevrai-je réellement ? Combien de temps le chiffre tient-il ? Quand paie-t-on ? Une septième indication manque rarement sur un bon devis, et c’est pour cela qu’elle n’est pas comptée ici : le délai de fabrication après validation du BAT.

Les acheteurs nous transmettent souvent le devis d’un autre fabricant pour comparaison. D’après notre expérience, la ligne qui y manque le plus souvent est la tolérance, puis l’Incoterm. Ni l’une ni l’autre ne se remarque tant que tout se passe bien. Elles se remarquent quand le transporteur envoie une facture que personne n’avait prévue, ou quand il arrive quelques centaines de sacs de plus que ce qui devait être payé. C’est pourquoi le tableau de comparaison en fin d’article a six lignes, et seule la première porte un prix.

Prix unitaire : pour quelle quantité vaut-il, et que change une commande de 25 000 au lieu de 10 000 ?

Le prix unitaire vaut pour la quantité exacte écrite à côté ; à 25 000 pièces, c’est un autre prix, en général plus bas. C’est la logique d’une presse. Une machine flexo se cale pour chaque travail : montage des clichés, réglage des encres, engagement de la bande depuis la bobine, contrôle des premiers exemplaires en couleur et en repérage. Ces heures coûtent la même chose, que 10 000 ou 25 000 sacs défilent ensuite. Plus il y a de pièces pour amortir le calage, plus sa part dans le prix unitaire diminue. C’est la raison principale de la quantité minimale de commande : en dessous, le calage ne s’amortit pas. La nôtre est de 10 000 pièces pour les sacs papier, les sachets de boulangerie et les gobelets carton, de 25 000 pour les boîtes à pizza et les boîtes à kebab, et de 50 000 pour les pots à sauce ; en dessous, nous ne chiffrons pas.

Pour votre demande, cela veut dire une chose : faites-vous indiquer le prix unitaire pour deux ou trois paliers, par exemple 10 000, 25 000 et 50 000. Les paliers montrent quelle part du prix est du calage, et à partir de quel palier le gain devient marginal. Un fabricant qui ne donne qu’un chiffre n’a rien caché. Il n’a simplement pas montré comment il calcule.

Clichés et outil de découpe : frais uniques, mais à qui appartient l’outillage ?

Le cliché est la plaque d’impression d’une couleur. Six couleurs, six clichés, payés une fois, tant que le visuel et le format ne changent pas. Notre fiche des sacs à poignées plates annonce la flexographie jusqu’à six couleurs, teintes Pantone comprises. Sur un devis, cette ligne devient une ligne de coût. Chaque couleur de votre visuel est un cliché qu’il faut fabriquer, monter et conserver. Un logo en deux couleurs, ce sont deux clichés ; une photo en quadrichromie, quatre ; un visuel avec deux tons directs en plus, six. Supprimer une couleur au stade de la maquette, c’est supprimer un cliché, et cela pour chaque format sur lequel le visuel sera un jour imprimé. Le BAT fige le visuel : après le BAT signé, tout changement est un nouveau cliché.

Payé une fois veut dire à la première commande. À la commande suivante, les clichés sont à l’usine et la ligne disparaît, à condition que rien n’ait changé. Changez le numéro de téléphone sur le sac, et le cliché de la couleur concernée change avec lui. Sur les produits découpés comme les boîtes s’ajoute l’outil de découpe, deuxième poste d’outillage facturé une seule fois. La question que presque personne ne pose est pourtant la plus importante : à qui appartient l’outillage après la production ? Si vous l’avez payé et que vous voulez plus tard changer de fabricant, cette ligne décide si les clichés partent avec vous. Une phrase sur le devis suffit : « Clichés et outil de découpe : frais uniques, propriété du client, conservés chez le fabricant ».

Une ligne de plus, souvent oubliée : le format sur mesure. La boulangerie du début demande du 320 × 220 × 250 mm parce que ses boîtes repas doivent y entrer. Les formats standard les plus proches de notre gamme sont le 300 × 180 × 320 et le 320 × 200 × 320. Le format standard tourne sur une machine déjà réglée ; le sur-mesure demande un nouveau réglage, souvent une autre laize de bobine avec davantage de chutes, et parfois un outillage propre. Un fabricant qui chiffre les deux, dimensions à l’appui, vous évite le calcul. Demandez-le avant de figer le format.

EXW, DAP ou DDP : ce qui est dans le prix et ce que la frontière ajoute

Départ usine signifie que le prix s’arrête à notre quai d’Istanbul ; le transport, le dédouanement import et la TVA à l’importation sont à votre charge. C’est l’Incoterm sur lequel nous chiffrons, et pour un acheteur qui a son transitaire, c’est le plus transparent. Il a toutefois des conséquences qui ne figurent pas sur le devis, parce qu’elles ne naissent pas chez le fabricant. Pour un emballage papier venant de Turquie, aucun droit de douane n’est dû dans l’Union : l’union douanière existe depuis 1996, et le certificat de circulation A.TR que nous joignons à chaque expédition fait entrer la marchandise en franchise de droits. En pratique, nous établissons la déclaration d’export et l’A.TR même en départ usine ; qui veut un cadre contractuel propre choisit FCA plutôt qu’EXW. La TVA à l’importation reste due. Pour une entreprise identifiée à la TVA en France, elle ne se paie plus en douane : elle est autoliquidée sur la déclaration de TVA, puis déduite ; comment elle passe dans vos comptes relève de votre expert-comptable. Elle n’apparaît sur aucun devis départ usine. Entre « départ usine », « franco de port » et « rendu », il y a trois façons de parler du même quai ; seul l’Incoterm écrit sur le devis compte.

DAP signifie que le fabricant assure le transport jusqu’à votre adresse ; le dédouanement import et les taxes restent à votre charge. DDP signifie que tout est à la charge du vendeur, jusqu’à la marchandise dédouanée sur votre quai. Un fabricant turc ne peut proposer du DDP qu’avec un représentant en douane en France ; nous ne le proposons pas, et celui qui le propose intègre forcément le dédouanement et le risque dans son prix. Une précision qui colle à la scène : 10 000 sacs, ce sont une quarantaine de cartons, quelques palettes, pas un camion complet. En camion complet, le transport vers la France prend en moyenne huit jours ouvrés ; pour quelques palettes en groupage, c’est plus long, et c’est votre transitaire qui vous donnera le délai et le prix par palette. Ce que chaque Incoterm contient en détail, nous l’avons décrit dans notre article sur EXW, FCA et DAP. Pour comparer des devis, une règle suffit : deux devis à Incoterms différents ne se comparent que lorsque le transport et les frais d’importation ont été calculés pour les deux jusqu’au même quai.

Tolérance de quantité : pourquoi 10 000 font rarement exactement 10 000

L’emballage imprimé se fabrique par séries, et une série ne s’arrête jamais à la pièce près ; c’est pourquoi tout devis sérieux indique une tolérance de quantité. La machine produit de la gâche pendant le calage des encres et du repérage. La bobine de papier a une longueur qui n’est pas divisible par votre quantité. En fin de série, il reste sur la palette quelques centaines de pièces en plus, ou quelques centaines en moins. Les fabricants se réservent pour cela une tolérance de quelques pour cent en plus ou en moins. Le chiffre exact figure sur nos devis et devrait figurer sur chaque devis que vous comparez. Deux questions l’accompagnent : le surplus est-il facturé ? Le manquant est-il déduit ?

Pour les enseignes qui livrent leurs boutiques depuis un entrepôt central, la tolérance a un effet secondaire : elle change le nombre de cartons. Commandez 10 000 sacs par cartons de 250 et vous prévoyez 40 cartons ; avec quelques centaines de pièces en plus, il y en a 41 ou 42. Cela semble dérisoire, jusqu’au jour où la palette n’entre plus dans l’alvéole de rayonnage qui lui était réservée. Faites inscrire sur le devis le nombre de pièces par carton et de cartons par palette ; vous saurez ce qu’il y a dans le camion avant qu’il n’arrive.

Validité, paiement et délai : combien de temps le prix tient-il, et quand arrive la marchandise ?

Nos devis sont valables sept jours. Un devis sans date de validité n’est pas valable indéfiniment ; on ignore seulement à partir de quand il ne l’est plus. Les prix du papier et les tarifs de transport évoluent, et un devis de printemps ne tient plus à l’automne. Sept jours, c’est court, mais le chiffre est tenu. L’acheteur qui a besoin de plus de temps demande une prolongation écrite ou un nouveau devis ; ce qu’il ne devrait pas recevoir, c’est une facture différente du devis parce que deux mois ont passé. Pour un devis venant de l’étranger, la validité inclut la devise : dans quelle monnaie le prix est-il établi, et qui porte le risque de change jusqu’à la facture ?

Les conditions de paiement sont la sixième ligne, et tous les prix d’un devis s’entendent hors taxes. Pour une première commande venant de l’étranger, un acompte à la commande et le solde avant expédition sont courants ; dans une relation établie, un délai de paiement se négocie. Les deux sont légitimes. Ce qui ne l’est pas, c’est une condition de paiement qui apparaît pour la première fois sur la facture pro forma. Un devis avec acompte et un devis à trente jours ne mobilisent pas la même trésorerie au même prix unitaire, et cela entre dans la comparaison. La septième indication est le délai. Chez nous, il figure sur chaque fiche produit, pour les sacs papier « Environ 15–20 jours ouvrés après validation du BAT ». Les derniers mots sont le point de départ de l’horloge : pas la commande, la validation du BAT. Le transport vient ensuite. Demandez les deux séparément, car un devis départ usine ne donne que le premier.

Deux devis côte à côte : le tableau de comparaison

Le tableau a six lignes et une colonne par devis, et il n’est complet que lorsque chaque case est remplie. Au-dessus du tableau figure la description du produit, qui doit être identique pour les deux : format, papier et grammage, poignées, nombre de couleurs et de faces imprimées. Alors seulement les lignes se comparent.

C’est seulement quand les deux colonnes affichent le même Incoterm que la première ligne mérite un regard. En départ usine, ajoutez le transport et les frais d’importation indiqués par votre transitaire, puis comparez le prix sur votre quai. Répartissez les frais uniques sur la quantité que vous commanderez réellement la première année, pas sur la première commande seule. Le tableau donne alors un prix par pièce rendu chez vous, outillage compris, et celui-là se compare. Les réponses aux cinq questions qui suivent remplissent les cases vides ; un fabricant qui préfère ne pas les donner ne les a probablement pas encore chiffrées.

• Pour quelle quantité le prix unitaire est-il valable, et quel est-il au palier suivant ?
• Quels frais uniques s’appliquent, pour quelles couleurs et quels outils, et à qui appartiennent-ils après la production ?
• Sur quel Incoterm le devis repose-t-il, et qu’est-ce qui s’ajoute jusqu’à mon quai : transport, dédouanement, TVA à l’importation ?
• Quelle tolérance de quantité s’applique, le surplus est-il facturé, et combien de pièces contient un carton ?
• Combien de temps le devis est-il valable, dans quelle devise, quelles sont les conditions de paiement à la première et à la deuxième commande, et quel est le délai de fabrication après BAT ?

Soyons francs : cette comparaison peut jouer contre nous. Un fabricant proche de chez vous livre sans transport international ni dédouanement, et sur de petites quantités, le transport depuis la Turquie absorbe l’avantage sur le prix unitaire. Nous chiffrons en départ usine, pas en DDP ; un devis DAP avec le nom du transporteur se fait sur demande. Notre tolérance est sur le devis, et elle n’est pas nulle. Le savoir permet de commander avec de l’avance et sans surprise. Ce qu’une demande doit contenir pour que le fabricant puisse remplir les six lignes fait l’objet de notre article sur ce qu’il faut envoyer pour un devis d’emballage ; en version courte : quantité, format, papier et grammage, couleurs, faces imprimées, adresse de livraison. Envoyez-nous ces six éléments et vous recevrez un devis à six lignes, y compris celles qui peuvent jouer contre nous. Les formats standard, grammages et couleurs d’impression du sac de l’exemple se trouvent sur notre page des sacs papier à poignées plates personnalisés.

En bref

• Un devis d’emballage personnalisé tient en six lignes : prix unitaire par quantité, frais uniques, Incoterm, tolérance de quantité, validité et conditions de paiement ; le prix unitaire le plus bas est souvent le devis le plus cher parce qu’il omet les cinq autres.
• Un cliché est la plaque flexo d’une couleur ; six couleurs, ce sont six clichés, payés une fois et réutilisés à la commande suivante tant que le visuel et le format ne changent pas.
• Les quantités minimales s’indiquent par famille de produits ; chez Bas Packaging, 10 000 pièces pour les sacs papier, les sachets de boulangerie et les gobelets carton, 25 000 pour les boîtes à pizza et à kebab, 50 000 pour les pots à sauce.
• Le prix départ usine s’arrête au quai du fabricant ; l’emballage papier venant de Turquie entre dans l’Union sans droit de douane avec le certificat A.TR, et la TVA à l’importation est autoliquidée sur la déclaration de TVA de l’entreprise française.
• L’emballage imprimé se fabrique par séries ; une tolérance de quelques pour cent en plus ou en moins est normale et doit figurer sur le devis avec la mention « surplus facturé ou non ».
• Le délai de fabrication court à partir de la validation du BAT, environ 15 à 20 jours ouvrés pour les sacs papier, transport en plus ; un devis sans date de validité n’est pas valable indéfiniment.