Ambalaj teklifi nasıl okunur: birim fiyat, klişe, EXW, tolerans

Salı sabahı, İzmir’de üç şubeli bir pastanenin masasında iki teklif. İkisi de 10.000 adet düz saplı kâğıt çanta için; beyaz kraft, tek renk baskılı, hafta sonu gel-al siparişlerinde kullanılacak. Birinin birim fiyatı ötekinden epey aşağıda. Sahibi siparişi vermek üzere. Muhasebecisi soruyor: “EXW ne demek?”

Ucuz teklifin beş satırı eksik. Klişe bedeli yok, teslim şekli yok, tolerans yok, geçerlilik yok, ödeme koşulu yok. Birim fiyat doğru yazılmış; ödenecek rakam o değil.

En düşük birim fiyat çoğu zaman en pahalı tekliftir, çünkü öteki beş satırı atlar. Bir ambalaj teklifi altı satırdan oluşur; birim fiyat, fatura hakkında en az şey söyleyen satırdır. Biz her hafta böyle teklifler yazıyoruz; birkaç hafta sonra gelen sorular hangi satırın okunup hangisinin atlandığını gösteriyor. Bu yazı altı satırı tek tek açıyor. Fiyat vermiyoruz; yapı hemen her üreticide benzerdir ve yapıyı bilen, rakamı değil teklifin bütününü karşılaştırır. Yazı iki okura bakıyor: teklifi alan Türk işletme sahibine ve Avrupa’ya teklif yazan Türk üreticiye.

Bir ambalaj teklifinde hangi altı satır olmalı?

Adedi yazılı birim fiyat, tek seferlik bedeller, teslim şekli, miktar toleransı, geçerlilik ve ödeme koşulu; biri eksikse teklif göründüğünden pahalıdır. Altı satır, her siparişte er geç sorulan altı soruya cevap verir. Bir adet kaç para, hangi adette? İlk adet basılmadan bir kez ödenen ne var? Fiyat hangi rampada bitiyor? Gerçekte kaç adet gelecek? Rakam ne kadar süre geçerli? Ödeme ne zaman? İyi tekliflerde nadiren eksik olduğu için burada sayılmayan yedinci bir bilgi daha var: baskı onayından sonraki üretim süresi.

Yurt içi müşterilerimiz karşılaştırmak için çoğu zaman başka bir üreticinin teklifini de getirir. Deneyimimize göre orada en sık eksik olan satır tolerans, sonra teslim şekli. İkisi de her şey yolundayken fark edilmez. Nakliyeci kimsenin hesaba katmadığı bir fatura gönderdiğinde ya da ödenen adetten birkaç yüz çanta fazla geldiğinde fark edilir. Bu yüzden yazının sonundaki karşılaştırma tablosunun altı satırı var ve yalnız ilki fiyat taşıyor.

Birim fiyat hangi adet için geçerli, 10.000 yerine 25.000 olursa ne değişir?

Birim fiyat yanında yazan adet için geçerlidir; 25.000 adette başka, çoğunlukla daha düşük bir fiyat geçerlidir. Makinenin hesabı böyle. Fleksografi makinesi her iş için ayarlanır: klişeler takılır, renk tutturulur, bobin takılıp kâğıt makineden geçirilir, ilk metreler renk ve kayıt için kontrol edilir. Bu saatler, arkasından 10.000 ya da 25.000 çanta geçse de aynı sürer. Ayar maliyetini ne kadar çok adet taşırsa birim fiyattaki payı o kadar küçülür. Minimum sipariş adedinin, yani MOQ’nun başlıca nedeni budur. Bizde kâğıt çanta, kese kâğıdı ve karton bardakta 10.000 adet, pizza kutusu ve döner kutusunda 25.000, sos kabında 50.000; altına teklif çıkarmıyoruz.

Teklif isterken şunu yapın: birim fiyatı iki ya da üç adet kademesi için isteyin, örneğin 10.000, 25.000 ve 50.000. Kademeler fiyatın ne kadarının ayar maliyeti olduğunu ve hangi basamaktan sonra kazancın küçüldüğünü gösterir. Tek rakam veren üretici bir şey saklamış değildir. Hesabını nasıl yaptığını göstermemiştir, o kadar.

Klişe ve bıçak kalıbı: bir kez ödenir, peki kalıp kime ait?

Klişe bir rengin baskı kalıbıdır. Altı renk, altı klişe; bir kez ödenir, tasarım ve ölçü değişmediği sürece. Düz saplı kâğıt çanta ürün sayfamızda spesifikasyon olarak “6 renge kadar fleksografi; Pantone renk eşleştirme mümkün” yazar. Teklifte bu satır bir maliyet satırıdır. Tasarımınızdaki her renk ayrı bir klişe demek: yapılır, takılır, rafta saklanır. İki renkli logo iki klişe, CMYK bir fotoğraf dört, üstüne iki ekstra renkli bir tasarım altı. Tasarım aşamasında bir rengi azaltan, bir klişeyi azaltır; üstelik o tasarımın basılacağı her ölçüde.

Bir kez ödenir demek ilk siparişte demektir. Tekrar siparişte klişe fabrikada durur, satır ortadan kalkar; bir şey değişmediği sürece. Çantadaki telefon numarası değişirse o rengin klişesi de değişir. Kutu gibi kesilen ürünlerde buna bıçak kalıbı eklenir; o da ikinci bir tek seferlik kalıptır. Sık sorulmayan ama en belirleyici soru şu: üretimden sonra kalıp kime ait? Parasını siz ödediyseniz ve ileride üretici değiştirmek isterseniz klişeyi yanınızda götürüp götüremeyeceğinizi bu satır belirler. Teklife tek cümle yeter: “Klişe ve bıçak kalıbı: tek seferlik, müşteriye ait, üreticide saklanır”. Kalıp mülkiyetinin ayrıntısını ikinci tedarikçi ve kalıp yazısında anlattık.

Sık atlanan bir satır daha var: özel ölçü. Baştaki pastane 320 × 220 × 250 mm istiyor, çünkü menü kutuları içine sığmalı. Listemizdeki en yakın standart ölçüler 300 × 180 × 320 ve 320 × 200 × 320. Standart ölçü ayarlı makinede koşar; özel ölçü yeni makine ayarı, çoğu zaman daha fazla fire veren başka bir bobin eni, bazen de kendi kalıbını ister. İkisini de ölçüleriyle fiyatlandıran üretici hesabı sizin yerinize yapmıştır. Özel ölçüyü kesinleştirmeden önce üreticiden standart ve özel ölçüyü ayrı ayrı fiyatlandırmasını isteyin.

EXW, DAP ya da DDP: fiyatın içinde ne var, gümrükte ne eklenir?

EXW fabrika teslim demektir: fiyat İstanbul’daki rampamızda biter; nakliye, ithalat gümrüklemesi ve varış ülkesindeki vergiler alıcınındır. Türkiye’den verilen tekliflerde sık görülen teslim şekli budur ve kendi nakliyecisi olan alıcı için en şeffafıdır. Ama teklifte yazmayan sonuçları vardır, çünkü bu kalemler üreticide doğmaz. Yurt içi alıcı için EXW İstanbul, malı fabrikadan kendi aracıyla ya da anlaştığı nakliyeciyle almak demektir; teklifteki birim fiyat KDV hariçtir, faturada KDV ayrıca eklenir. Avrupa’ya satış yapan Türk üretici ve oradaki alıcı için tablo şöyle: Türkiye’den giden kâğıt ambalaja Avrupa Birliği’nde gümrük vergisi yok; gümrük birliği 1996’dan beri var ve her sevkiyata eklediğimiz A.TR dolaşım belgesi malın gümrüksüz girmesini sağlar. İhracat beyannamesini fiilen üretici kapattırır; EXW’de bu masrafın kimde olduğunu teklifte sorun, sözleşmede temiz bir çerçeve isteyen FCA seçer. İthalat KDV’si varış ülkesinin oranıyla alıcı tarafından ödenir ya da beyan edilir; nasıl muhasebeleştirileceği alıcının mali müşavirinin işidir. Hiçbir EXW teklifte bu satır yoktur.

DAP, üreticinin malı alıcının adresine kadar taşıması demektir; ithalat gümrüklemesi ve vergiler alıcıda kalır. DDP, her şeyin satıcıda olmasıdır: alıcının rampasında gümrüklenmiş mal. Türk üretici DDP’yi ancak varış ülkesinde gümrük temsilcisiyle verebilir; biz vermiyoruz, verenin ithalat KDV’sini ve riski fiyata koyması kaçınılmaz. Sahneye uyan bir not: 10.000 çanta kırk kadar koli, yani birkaç palettir, komple tır değil. Komple tırla Almanya’ya yol yaklaşık beş ile yedi iş günü; birkaç palet parsiyel yükte süreyi ve palet başına navlunu nakliyeciniz söyler, üreticinin teklifi değil. Üç teslim şeklinin tek tek ne içerdiğini EXW, FCA mı DAP mı yazısında anlattık. Karşılaştırma için tek kural yeter: teslim şekli farklı iki teklif, ikisinin nakliyesi ve ithalat masrafı aynı rampaya kadar hesaplanmadan karşılaştırılamaz.

Eksik ya da fazla teslim: 10.000 neden tam 10.000 gelmez?

Baskılı ambalaj partiler hâlinde üretilir ve parti tam sipariş adedinde kesilmez; bu yüzden düzgün her teklifte miktar toleransı yazar. Makine renk ve kayıt oturana kadar fire verir. Kâğıt bobininin uzunluğu sizin adedinize bölünmez. Parti bittiğinde palette ya birkaç yüz adet fazla ya birkaç yüz adet eksik vardır. Üreticiler bunun için sipariş adedinin yüzde birkaç altında ya da üstünde bir tolerans hakkı saklı tutar. Kesin oran bizim tekliflerimizde yazar ve karşılaştırdığınız her teklifte yazmalı. Yanında iki soru gelir: fazla miktar faturalanıyor mu? Eksik miktar düşülüyor mu?

Merkezî deposu olan zincirlere üretim tarafından küçük bir uyarı: tolerans koli sayısını değiştirir. 10.000 çantayı 250’lik kolilerle sipariş eden 40 koli planlar; fazla gelen birkaç yüz adetle koli sayısı 41 ya da 42 olur. Önemsiz görünür; ta ki palet, ona ayrılan raf gözüne sığmayana kadar. Koli başına adedi ve palet başına koli sayısını teklife yazdırın; tır gelmeden içinde ne olduğunu bilirsiniz.

Geçerlilik, ödeme ve termin: fiyat ne kadar süre geçerli, mal ne zaman gelir?

Bizim tekliflerimiz yedi gün geçerlidir. Geçerlilik tarihi olmayan teklif sonsuza kadar geçerli değildir; yalnızca ne zaman düştüğü belli değildir. Kâğıt fiyatı ve navlun hareket eder; ilkbaharda verilen teklif sonbaharda tutmaz. Yedi gün kısa; ama o yedi günde rakam oynamaz. Daha uzun süre gereken alıcı yazılı uzatma ya da yeni teklif ister. Kabul edilmemesi gereken, iki ay sonra tekliften farklı rakamla gelen faturadır. Yurt dışı tekliflerde geçerliliğin bir parçası da para birimidir: fiyat hangi para biriminde, kur riski faturaya kadar kimde?

Ödeme koşulu altıncı satırdır. İlk ihracat siparişinde sipariş onayında avans, yükleme öncesi bakiye yaygındır; yerleşik ilişkide vade konuşulur. İkisi de olağandır. Olmaması gereken, ödeme koşulunun ilk kez proforma faturada görünmesidir. Avanslı teklifle otuz gün vadeli teklif aynı birim fiyatta farklı nakit bağlar; bu da karşılaştırmaya girer. Yedinci bilgi termindir. Bizde her ürün sayfasında yazar; kâğıt çantada “Onaydan sonra yaklaşık 15–20 iş günü”. Saat siparişte değil, baskı dosyasının onayında başlar. Yol sonra eklenir. İkisini ayrı ayrı sorun, çünkü EXW teklif yalnız ilkini verir.

İki teklif yan yana: karşılaştırma tablosu

Tablonun altı satırı ve her teklif için bir sütunu var; her hücre dolmadan tamamlanmış sayılmaz. Tablonun üstüne iki teklifin aynı ürünü anlattığını yazın: ölçü, gramajıyla kâğıt, sap, renk sayısı ve baskı yüzü. Satırlar ancak o zaman karşılaştırılır.

İki sütun aynı teslim şeklini gösterene kadar ilk satıra bakmanın anlamı yok. EXW’de nakliyecinizin verdiği navlunu ve ithalat masrafını ekleyin, fiyatı kendi rampanızda karşılaştırın. Tek seferlik bedelleri ilk siparişe değil, ilk yıl gerçekçi olarak sipariş edeceğiniz adede bölün. O zaman tabloda kapınıza teslim, kalıp dahil bir adet fiyatı çıkar; karşılaştırılabilir olan odur. Aşağıdaki beş sorunun cevabı boş hücreleri doldurur; cevaplamak istemeyen üretici muhtemelen hesabını henüz yapmamıştır.

• Birim fiyat hangi adet için geçerli, bir sonraki kademede kaç?
• Hangi tek seferlik bedeller var, hangi renkler ve kalıplar için, üretimden sonra kime ait?
• Teklif hangi teslim şekline dayanıyor, rampama kadar neler ekleniyor: navlun, gümrükleme, ithalat KDV’si?
• Miktar toleransı kaç, fazla miktar faturalanıyor mu, bir kolide kaç adet var?
• Teklif ne kadar süre, hangi para biriminde geçerli; ilk ve ikinci siparişte ödeme koşulu ne; baskı onayından sonra üretim kaç iş günü?

Avrupa’ya teklif yazan üretici için aynı altı satırın kısa listesi: fiyat alıcının para biriminde ve KDV hariç; teslim şekli yer adıyla, “EXW İstanbul, Incoterms 2020” gibi; teklif tarihi ve geçerlilik tarihi ayrı ayrı; koli içi adet ve palet başına koli yazılı; üretim süresi onaydan itibaren iş günü olarak; tolerans oranı ve fazla miktarın faturalanıp faturalanmadığı açık. 10.000 çanta komple tır değildir; parsiyel yükte yol süresini teklife yazmayın, nakliyeciye sorun. Tek kademe yazan teklif, alıcının gözünde yarım tekliftir.

Açık konuşalım: bu karşılaştırma bizim aleyhimize de sonuçlanabilir. Avrupa’daki alıcı için yakınındaki üretici sınır geçmeden, nakliyecisiz ve gümrük evrakı olmadan teslim eder; küçük adetlerde Türkiye’den gelen navlun, birim fiyattaki avantajı yer. Biz EXW teklif veriyoruz, DDP vermiyoruz; nakliyecinin adı yazılı DAP teklifi istek üzerine çıkarıyoruz. Toleransımız teklifte yazar ve sıfır değildir. Bunu bilen, önden planlayıp sürprizsiz sipariş verir. Üreticinin altı satırı doldurabilmesi için talebin ne içermesi gerektiğini teklif isterken ne göndermeli yazısında anlattık; kısası şu: adet, ölçü, gramajıyla kâğıt, renk sayısı, baskı yüzü, teslim adresi. Bu altı bilgiyi bize gönderen, altı satırı dolu bir teklif alır; aleyhimize olabilecek satırlar dahil. Örnekteki çantanın standart ölçüleri, gramajları ve baskı renk sayısı özel baskılı düz saplı kâğıt çanta sayfasında duruyor.

Özet

• Bir ambalaj teklifi altı satırdan oluşur: adede bağlı birim fiyat, tek seferlik bedeller, teslim şekli, miktar toleransı, geçerlilik ve ödeme koşulu; en düşük birim fiyat çoğu zaman en pahalı tekliftir, çünkü öteki beşini atlar.
• Klişe, bir rengin fleksografi baskı kalıbıdır; altı renk altı klişedir, bir kez ödenir, tasarım ve ölçü değişmedikçe tekrar siparişte yeniden kullanılır.
• Minimum sipariş adedi ürün grubuna göre verilir; Bas Packaging’de kâğıt çanta, kese kâğıdı ve karton bardakta 10.000, pizza ve döner kutusunda 25.000, sos kabında 50.000 adet.
• EXW fiyat üreticinin rampasında biter; Türkiye’den giden kâğıt ambalaj A.TR belgesiyle Avrupa Birliği’ne gümrüksüz girer, ithalat KDV’si ise varış ülkesinde alıcıya aittir.
• Baskılı ambalaj partiler hâlinde üretilir; sipariş adedinin yüzde birkaç altında ya da üstünde tolerans olağandır ve “fazla miktar faturalanır mı” sorusuyla birlikte teklifte yazmalıdır.
• Üretim süresi baskı onayından itibaren sayılır, kâğıt çantada yaklaşık 15 ile 20 iş günü, yol ayrıca eklenir; geçerlilik tarihi olmayan teklif sonsuza kadar geçerli değildir.