Ocak, yıllık değerlendirme. Almanya’da 120 şubeli bir zincirin satın alma direktörü tedarikçi performans karnesini masaya koyuyor, dört satır: teslimat 78 puan, kalite 85, maliyet 90, hizmet 70.

Tedarikçi 78’in nereden geldiğini soruyor. Direktör sayfayı çeviriyor: 31 sevkiyatın yedisi geç kalmış. Tedarikçi geri çeviriyor: beşi, baskı onayından sonra söz verilen gün yüklenmiş. Geç kalan nakliyeciydi ya da onay. İkisi de haklı. Yalnızca iki farklı saatleri var.

Ambalajda tedarikçi değerlendirmesi nadiren yöntemden, hemen her zaman veriden takılır. Karne çabuk kurulur; soru içine neyin yazıldığı ve kimin ölçtüğüdür. Değerlendirilen fabrikanın gözünden anlatıyoruz: her ay hangi rakamları verebiliriz, hangilerini veremeyiz, termin hangi tarihten sayılır, şikâyeti telefondan ne ayırır ve yıllık değerlendirme üç rakamla nasıl biter. Yazı bir standardın yerine geçmez: ISO 9001 tedarikçi değerlendirmesi ister ama aracı söylemez; Alman ve Fransız perakendesinin standardı IFS Food ambalaj tedarikçilerini değerlendirmeye açıkça dahil eder. Müşteri nasıl değerlendirir, kendi işi. Neyle değerlendirir, buradaki konu. Türk üretici için konunun kendi yüzü de var: karneyi müşteri kurmadan önce kendi rakamlarınızı masaya siz koyarsanız, Ocak’ta 78 değil 94 tartışılır.

Tedarikçi verisi olmayan karne neyi ölçer?

Müşterinin kendi giriş kontrolünü ve nakliyecisini ölçer, tedarikçiyi değil; puanlar doğrudur, yalnız başkasına aittir. Karne üç kaynaktan beslenir: miktar ve tarihleriyle giriş kontrolü, şikâyetleriyle kalite birimi, fiyat ve cevap süreleriyle satın alma. Üçü de müşterinin binasındadır. Tedarikçi kendi verisini eklemezse karne, sonunda tedarikçinin durduğu bir olaylar zincirini puanlar; hangi halkanın koptuğunu ayırmaz. Yıllık değerlendirmedeki yedi geç sevkiyat örnektir: beşi yükleme günü fabrikanın rampasındaydı. Tedarikçinin yükleme tarihi olmadan yedi gecikmedir; onunla iki.

Sağlam bir tedarikçi değerlendirmesi bu yüzden tabloyla değil anlaşmayla başlar: tedarikçi hangi rakamları verir, müşteri hangilerini, hangileri yalnız ikisi birleştiğinde ortaya çıkar? Zincirlerle ve toplu yemek şirketleriyle deneyimimize göre oran aşağı yukarı yarı yarıyadır. Tedarikçi üretimi, yüklemeyi ve çıkış kontrolünü bilir; müşteri varışı, durumu ve tüketimi. Hiçbir tarafın tek başına, değerlendirme adını hak eden bir rakama yetecek verisi yoktur.

OTIF: zamanında ve eksiksiz, ama ne zamandan sayılır?

OTIF bir sevkiyatı ancak zamanında ve eksiksizse sayar; zamanında, baskı onayından itibaren söz verilen tarih demektir. Siparişteki istek tarihi sayılmaz. Formül basit: zamanında ve eksiksiz sevkiyatlar bölü bütün sevkiyatlar, çarpı yüz. Yüzde 95’in üstü hedef yaygındır, yüzde 98’in üstü sık anılır. Sorun formül değil. Sorun, üretimin ancak müşteri baskı verisini onayladığında başladığı bir sektörde “zamanında” kelimesidir.

Servis setleri ürün sayfamızda teslim süresi şöyle yazar: baskı onayından sonra yaklaşık 15 iş günü. Son üç kelime saattir. 1 Mart’ta gelen ama baskı verisi 20 Mart’ta onaylanan siparişin termini Nisan ortasıdır, Mart sonu değil. Karnede sipariş tarihini başlangıç alan müşteri, kendi pazarlama bölümünü de puanlar. Kılıfı deseni taşıyan özel baskılı servis setlerinde ve poşeti yine ancak onaydan sonra basılan özel baskılı ıslak mendillerde aynı saat geçerlidir; iki ürün sayfası da baskı onayından itibaren 15 iş günü der. OTIF’i ölçülebilir kılan anlaşmanın bu yüzden sipariş başına üç tarihi vardır: onay tarihi, söz verilen yükleme günü, gerçekleşen yükleme günü. Dördüncü tarih, müşterinin rampasına varış, nakliyeciye aittir; taşımayı müşterinin sağladığı bir Incoterm’de müşteriye. İhracatçı için ders: bu üç tarihi her sipariş teyidine yazın; karne kurulurken saat sizin verinizle kurulsun.

“Eksiksiz” kısmının kendi tuzağı var. Baskılı ambalaj üretim partileriyle teslim edilir ve bir parti sipariş miktarının birkaç yüzde üstünde ya da altında kalabilir, çünkü makinenin başlangıç firesi vardır ve bobin bir yerde biter. Miktarın yüzde 98’inin “eksiksiz” sayılıp sayılmayacağı önceden kararlaştırılmalıdır. Toleransı bilmeden her eksik teslimatı eksiksiz değil diye sayan karne, yöntemin bir özelliğini cezalandırır.

Şikâyet oranı: hisse karşı değil, şartnameye karşı

Şikâyet, toleranslı bir şartnameden ölçülmüş bir sapmadır; şartnamesi olmayan şey şikâyet edilemez, yalnız konuşulur. Şikâyet oranı, bütün sevkiyatlar içinde belgelenmiş kalite sorunu olanların payıdır. Anlamı tamamen neyin sorun sayıldığına bağlıdır. “Kılıf ince duruyor” bir telefondur. “Yüzde 5 toleransta 90 yerine 84 gramaj, üç koliden altı numune, irsaliyedeki parti” bir şikâyettir. Fark titizlik değil, tedarikçinin bir şeyi değiştirebilmesinin ön şartıdır: bir sayı kâğıt lotuna kadar izlenir, bir his izlenmez. Giriş kontrolünün ölçebilmesi için şartnamede hangi satırların olması gerektiğini ambalaj teknik şartnamesi yazısında anlattık; şikâyet oranı o satırlardan doğan rakamdır.

Oranın içinde iki şey ayrılmalı. Şikâyet sayısı ve ağırlığı: bir partide açık yapıştırma dikişi ile toleransın kıyısındaki bir ton ikisi de şikâyettir ama aynı risk değildir. Ve cevaba kadar geçen süre: iki iş günü içinde sebep söyleyip önlem öneren tedarikçi, üç hafta sonra paleti geri alan tedarikçiden başka bir tedarikçidir. Şikâyet başına çözüm süresi, tedarikçinin kendisinin verebileceği ve vermesi gereken bir rakamdır.

Ambalaj üreticisi her ay hangi rakamları verebilir?

Beş rakamı verebilir, çünkü onun binasında doğar; iki rakamı veremez, çünkü müşterinin binasında doğar. Her ay verebileceğimiz beş rakam, sevkiyat başına üretim tarihi ve parti numarasıyla başlar; müşteri izlenebilirliği ve malın yaşını buradan okur. Sonra sipariş başına söz verilen ve gerçekleşen yükleme tarihi, OTIF’in temeli. Parti başına çıkış kontrolünün ölçüm değerleri, yani gramaj, ölçüler, sınır numuneye karşı renk farkı, müşterinin şartnamesiyle aynı birimde. Malzeme, kaplama ya da süreçte bildirilen değişiklik sayısı, bildirim tarihiyle. Ve şikâyet başına çözüm süresi, alındığı andan sebebin bildirildiği ana kadar. Veremediğimiz iki rakam: müşterinin rampasına varış saati ve malın taşıma sonrası durumu. İkisini de görmeyiz; bu rakamları “ekleyen” tedarikçi onları tahmin etmiştir.

Formata dair bir üretim notu: bu beş rakam ayda bir sayfaya sığar ve düz yazıyla değil tabloyla verilir. Bunları veremeyen fabrikanın müşteriyle değil kendi kayıt düzeniyle sorunu vardır. Müşteri ilk görüşmede sorar; cevap, her referans listesinden çok şey söyler. Ve borçlu olduğumuz karşı hesap: bu rakamları seve seve veririz, ama bizi en iyi gösteren rakam olan termin uyumu müşterinin onay tarihine bağlıdır. Baskı onayını üç kez erteleyen müşteri bizden üç yeni termin ve yüzde yüz OTIF alır. Bunun ona yararı olup olmadığı başka bir sorudur.

Aylık tablonun nasıl göründüğünü somutlaştıralım. Almanya’daki bir zincire giden her sevkiyat için tek satır: irsaliye numarası, parti numarası, üretim tarihi, söz verilen yükleme günü, gerçekleşen yükleme günü, çıkış kontrolünde ölçülen gramaj ve kritik ölçü, sınır numuneye karşı renk sonucu, o ay bildirilen değişiklik varsa tarihi. Ayın sonunda bu satırlar bir OTIF yüzdesine ve bir şikâyet listesine indirgenir; müşteri kendi iki sütununu, varış tarihini ve giriş kontrol sonucunu, aynı parti numarasının yanına yazar. Sütunların parti numarasıyla birleşmesi işin püf noktasıdır: parti numarası ortak anahtar olmazsa iki tablo birbirine bağlanamaz ve yine iki saat ortaya çıkar. Tablo Excel ya da PDF olabilir; önemli olan her ay aynı sütun sırasının korunması ve dosya adının ayı ile müşteriyi taşımasıdır. Bu tabloyu teklifle birlikte boş örnek olarak göndermek, Türk ihracatçı için üç cümlelik referans paragrafından daha inandırıcıdır; müşteri hangi veriyi alacağını imzadan önce görür.

Ağırlıklandırma: baskılı ambalajda ne daha ağır basar?

Şubeli işletmelere giden baskılı ambalajda teslimat performansı ortalama karneden ağır basar. Eksik bir palet şubeleri ambalajsız bırakır ve hiçbir toptancıda baskılı desen stokta yoktur. Yaygın ağırlıklar kaliteyi yüzde 30 ile 40, maliyeti 25 ile 35, teslimat performansını 20 ile 25, hizmeti 10 ile 20 arasına koyar; sık görülen şema 40, 30, 20, 10’dur. Bu bir başlangıç noktasıdır, kural değil. Peçetesini çerçeve sözleşmeden çağıran ve üreticide çağrı stoku olan bir toplu yemek şirketi için teslimat performansı neredeyse formalitedir; merkez deposu olmayan ve aylık sevkiyat alan bir zincir için işin yarısıdır. İkisi aynı karneyi kullanabilir, aynı ağırlığı değil.

Ortalama karneden ikinci fark fiyattadır. Baskılı ambalajda birim fiyat miktara, sürüme ve Incoterm’e bağlıdır; bir fiyat değişimi çoğu zaman bir miktar değişimi ya da kâğıt fiyatı maddesidir, tedarikçinin kararı değil. Fiyata yüzde 30 ağırlık veren, o satıra hangi fiyatı kastettiğini yazmalı: aynı miktarda sürüm başına birim fiyat, ayın fatura toplamı değil.

İhracatçı için ağırlıklandırmanın bir de döviz yüzü var. Avro teklif veren Türk üretici, kurdan doğan fiyat farkını karnenin maliyet satırına yazdırmamalı; fiyat revizyonu için çerçeve sözleşmede bir madde varsa, karne o maddenin tetiklediği değişimi değil, sürüm başına birim fiyatın dışında kalan sapmaları ölçmeli. Alman alıcı bu ayrımı çoğu zaman kendiliğinden yapmaz; teklifte yazılı önermek üreticinin işidir ve karnede haksız puan kaybını baştan önler.

Yıllık değerlendirme: üç rakam, bir karar

Yıllık değerlendirmeye üç rakam yeter: baskı onayından sayılan OTIF, şartnameye karşı şikâyet oranı, şikâyet başına çözüm süresi; gerisi sohbet konusudur. Bu üç rakamla değerlendirmenin istediği karar verilir: eskisi gibi devam, aksiyon planıyla devam ya da ikinci tedarikçiyi onaylama. Hedefin altında OTIF ve artan çözüm süresi, ikinci tedarikçiyi haklı çıkaran desendir; kısa çözüm süresiyle yüksek şikâyet oranı ise kötü bir fabrikadan çok fazla dar ya da belirsiz bir şartnameye işaret eder. Tedarikçinin rakamları ile müşterinin rakamları yan yana durur ve ayrıştıkları yer, konuşmanın yapıldığı yerdir.

Ocak’taki satın alma direktörü 78’i silmedi. Tablosuna “söz verilen yükleme günü” sütununu ekledi ve onay tarihini başlangıç yaptı. Ertesi yıl orada 94 yazıyordu ve gerçekten fabrikaya ait iki gecikme, yedinin içinde kaybolmak yerine ilk kez konuşuldu.

İlk sevkiyattan önce KPI anlaşması

İlk sevkiyattan önce yazılı olarak durması gereken sekiz nokta; Ocak’taki karne rakamların nereden geldiği sorusuyla açılmasın.

  • Teslim süresinin hangi tarihte başladığı: baskı onayı, sipariş girişi değil.
  • Üretim partisi başına hangi miktar toleransının “eksiksiz” sayıldığı.
  • Tedarikçinin her ay hangi beş rakamı, hangi formatta ve ayın hangi gününe kadar bildireceği.
  • Müşterinin giriş kontrolünün hangi iki rakamı ekleyeceği ve bunların parti numarasıyla nasıl bağlanacağı.
  • Şikâyetin nasıl belgeleneceği: ölçüm değeri, nominal, tolerans, numune, parti.
  • Karnenin ağırlıkları ve bu işletme için neden böyle seçildiği.
  • Hangi rakamın hangi sonucu tetiklediği: aksiyon planı, takip denetimi, ikinci tedarikçi.
  • Yıllık değerlendirmenin ne zaman yapılacağı ve iki tarafta rakamları kimin sunacağı.

Burada anlatılan, değerlendirilen bir fabrikanın pratiğidir; müşterinizin kalite sisteminin hangi KPI’ları istediğini ve karnesinin neye benzediğini o belirler. Ama bir deneyim her yerde geçerli: tedarikçinin bilmediği bir tedarikçi değerlendirmesi tedarikçiyi değerlendirmez. Onu Ocak’ta şaşırtır. Türk ihracatçı için tek cümle: beş rakamı ilk tekliften itibaren aylık raporla vermeyi teklif edin; Almanya’da bunu kendiliğinden yapan tedarikçi azdır ve az olan şey hatırlanır.

Özet

  • OTIF, bütün sevkiyatlar içinde zamanında ve eksiksiz olanların payıdır; yüzde 95 üstü hedef yaygındır, yüzde 98 üstü sık anılır.
  • Baskılı ambalajda teslim süresi baskı onayıyla başlar; termin uyumu onaydan itibaren söz verilen yükleme gününe karşı ölçülür, sipariş tarihine karşı değil.
  • Şikâyet, toleranslı şartnameden ölçülmüş ve değer, nominal, tolerans, numune ve partiyle belgelenmiş bir sapmadır; şartname yoksa şikâyet oranı da yoktur.
  • Ambalaj üreticisi her ay üretim tarihi ve parti, söz verilen ve gerçekleşen yükleme günü, çıkış kontrol değerleri, bildirilen değişiklikler ve şikâyet başına çözüm süresini verebilir; varış saati ve taşıma sonrası durum müşteride doğar.
  • Yaygın karneler kaliteyi yüzde 30 ile 40, maliyeti 25 ile 35, teslimat performansını 20 ile 25, hizmeti 10 ile 20 ağırlıklandırır; merkez deposu olmayan şubeli işletmelerde teslimat daha ağır basar.
  • ISO 9001 aracını belirtmeden tedarikçi değerlendirmesi ister; IFS Food ambalaj tedarikçilerini açıkça kapsar; yıllık değerlendirme OTIF, şikâyet oranı ve şikâyet başına çözüm süresiyle biter.